مراقب المستندات

المسؤوليات الرئيسية

• يتبع إجراءات وعمليات ضبط الوثائق لإدارة وثائق المشروع وسجلاته.

• يراجع ويعالج وثائق المشروع الواردة والصادرة مثل المخططات والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات المقدمة للامتثال الإداري.

• يراقب ويضبط مراجعات الوثائق، مما يضمن توفر أحدث المراجعات لأعضاء فريق المشروع.

• يتحقق من الامتثال وجودة الوثائق، ويلتزم بالمتطلبات.

• إجراء عمليات تدقيق مفاجئة ومراجعات دقيقة لفرق المشروع بشكل استباقي لتسهيل فهمهم وتعزيز امتثالهم لإجراءات ضبط الوثائق.

• يحافظ على سجلات وثائق المشروع وسجلاته دقيقة ومحدثة، بما في ذلك إرساليات الوثائق وإيصالات الاستلام وقوائم التوزيع.

• يستخدم نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.

• يحدّث مصفوفة توزيع الوثائق في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني بانتظام.

• يراجع قوالب سير العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكتروني بانتظام ويجري التحديثات المطلوبة عليها ويحدّث الوثائق المرتبطة بها.

• يقدم الدعم لأعضاء فريق المشروع والمستخدمين النهائيين والمقاولين بشأن استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني وأدوات وأنظمة ضبط الوثائق الأخرى، حسب الاقتضاء.

• يضمن الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لضبط الوثائق.

• قد يساعد في إعداد تقارير المشروع والعروض التقديمية، حسب الحاجة.

• يؤدي مهام أخرى متعلقة بضبط الوثائق كما يكلفه مدير المشروع أو كبار الموظفين الآخرين.

• قد يقوم بتجميع وتجليد النسخة النهائية باستخدام التجليد الحلزوني أو المعدات ذات الصلة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.

• خبرة 5 - 7 سنوات في ضبط الوثائق في مجال البناء أو الهندسة أو صناعة ذات صلة.

• معرفة عملية مثبتة بإجراءات وعمليات وأدوات ضبط الوثائق.

• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى ومحددة المواعيد النهائية.

• الإلمام بأدوات وبرامج إدارة المشاريع، مثل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) ACONEX، وMicrosoft Office Excel وWord أو منصات الجدولة والتعاون المماثلة.

• خبرة في العمل التعاوني مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك مديرو المشاريع والمهندسون والمشتريات وموظفو العمليات.

• مهارات تنظيمية قوية في حل المشكلات والتحليل لدعم التنفيذ الفعال للمشاريع.

• قدرات ممتازة في التواصل والعلاقات الشخصية للتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• قدرة تحليلية وشاملة على حل المشكلات.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بفعالية.

• المرونة والقدرة على التكيف في الاستجابة لمتطلبات العمل المتغيرة.

• إدارة عبء العمل وتحديد أولوياته بفعالية والتسليم ضمن مواعيد نهائية ضيقة.