موظف استقبال (وكيل مكتب الاستقبال)

وصف الشركة
شغف بالكمال
سويسوتيل للفنادق والمنتجعات هي مجموعة مميزة من الفنادق الفاخرة حيث نركز على موظفينا. نسعى لتوفير بيئة محفزة ومجزية تجذب الأشخاص الملهمين والموهوبين الذين يرغبون في تقديم أفكار جديدة، واستخدام وتطوير معرفتهم لإعادة ابتكار مسارهم المهني. سويسوتيل المقام هو ثاني فندق لسويسوتيل يفتح في المملكة العربية السعودية. يقدم الفندق 1624 غرفة وجناحاً أنيقة بتصميم عصري، تكمل قيم الثقافة العربية اليوم. كجزء من مجمع أبراج البيت المرموق، يقع فندق سويسوتيل المقام الفاخر، وهو فندق خمس نجوم معاصر يقع على مقربة من المسجد الحرام، ويطل على الكعبة المشرفة والمسجد الحرام. سويسوتيل المقام هو جزء من تطوير حضري جديد، يشمل مطعمين، وصالة تنفيذية واحدة، وغرفتي اجتماعات ومركز أعمال. له مداخل خاصة تسهل على ضيوفنا الكرام الوصول إلى المسجد الحرام

الوصف الوظيفي
التخطيط والتنظيم:
مراجعة وتحديث سجل الأحداث
فحص المعدات
كن ذكياً، حسن المظهر وحافظ على مزاج ودود ومبهج في جميع الأوقات
الإشراف على العمليات اليومية
الإبلاغ بانتظام عن الأحداث للمشرفين / مدير الليل (إذا كان في المناوبة).
مراقبة أداء الموظفين / التدريب
إجراءات الحريق
إجراءات الإسعافات الأولية
التعامل مع شكاوى الضيوف والإبلاغ للمدير
تنفيذ وتنسيق معايير التشغيل للمكتب الأمامي
الأداء وفقاً للمعايير وبما يتماشى مع قيم وكفاءات الشركة.
حضور حصص التدريب حسب الجدول
إظهار أقصى درجات التعاون والاحترام داخل الفريق والأقسام الأخرى للجميع
يكون على علم بالأنشطة اليومية ولديه معرفة بمنتجات ومرافق الفندق
التأكد من طباعة تقرير الذعر خلال المناوبة مرتين على الأقل.

العمليات:
التحضير للوصول اليومي من حيث تخصيص الغرف، وفحص الملاحظات لأي طلبات خاصة للضيوف.
تسجيل ومعالجة تسجيل الوصول لجميع القادمين.
تحديث وفحص معلومات الضيوف في الكمبيوتر بعد تسجيل وصول كامل.
مسؤول عن مهام أمين الصندوق، ومعاملات الصرف الأجنبي، ومهام التدقيق الليلي والتسوية عند مغادرة الضيوف.
التعامل مع حجوزات الحضور المباشر في جميع الأوقات ومعالجة الحجوزات الهاتفية عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقاً.
تقديم خدمة ودية وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة الفورية لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات.
حل شكاوى / طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية، والإبلاغ عنها فوراً للمشرفين.
التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمن الضيوف.
فحص ونقل الرسائل إلى الضيوف.
المساعدة في مكتب المعلومات، والصرف الأجنبي، والتدقيق الليلي ومركز الأعمال، حسب التكليف.
فحص سجل المدفوعات ومساعدة المشرفين على عدم وجود مدفوعات معلقة.
مراجعة سجل الأحداث، والتحقق من المعلقات والمتابعة.
تحديد أي مهمة خاصة لليوم.
فحص حالة الفندق، والإشغال، والوظائف، والمجموعات، وكبار الشخصيات.
حفظ تقرير الاستقبال اليومي والمستندات بشكل منهجي.
طباعة تقرير الذعر (مرتين على الأقل في المناوبة).
حضور الاجتماعات الإحاطة؛ تدوين الملاحظات واتخاذ الإجراءات مع المتابعة المقدرة.
التركيز على الضيوف، والحفاظ على التواصل البصري وضمان الاعتراف بجميع الضيوف على المكتب.
في نهاية المناوبة أو اليوم، إبلاغ جميع المعلومات التي يحتاج المناوبة التالية معرفتها لسير العمليات بشكل جيد.
التنسيق والمعلومات مع المكتب الأمامي، والتدبير المنزلي، والأغذية والمشروبات وخاصة مع المدير العام بخصوص كبار الشخصيات.
يكون على دراية بجميع وثائق الشركة ذات الصلة وخاصة المعايير التشغيلية ذات الصلة لمجال مسؤوليته.
مظهر مثالي في جميع الأوقات.
دفع البيع الإضافي.
تنفيذ أي مهمة معقولة أخرى (قد لا تكون مذكورة هنا) حسب الطلب.

برنامج تميز مخصص للمواطنين السعوديين فقط. مفتوح للمرشحين ذوي الخبرة العملية القليلة أو المعدومة، بما في ذلك الخريجين الجدد وأولئك الذين لديهم ما يصل إلى 6 أشهر من الخبرة العملية ذات الصلة. مهارات اللغة الإنجليزية الأساسية أمر لا بد منه. شغف قوي بمجال الضيافة. مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل. عضو فريق يساهم ويساعد زملاء العمل بشكل استباقي. القدرة على العمل بجدول مرن حسب احتياجات القسم. القدرة على تركيز الانتباه على احتياجات الضيوف، مع البقاء هادئاً ومهذباً دائماً.