موظف استقبال (وكيل مكتب أمامي)

التخطيط والتنظيم: مراجعة وتحديث سجل المتابعة، فحص المعدات، كن ذكياً وحسن المظهر وحافظ على disposition ودية ومبهجة في جميع الأوقات، الإشراف على العمليات اليومية، تقديم تقارير منتظمة عن المستجدات للمشرفين / مدير الليل (إذا كنت في المناوبة)، مراقبة أداء الموظفين / التدريب، إجراءات الحريق، إجراءات الإسعافات الأولية، التعامل مع شكاوى الضيوف وإبلاغ المدير بها، تنفيذ وتنسيق معايير التشغيل الموحدة لمكتب الاستقبال، الأداء وفقاً للمعايير وبما يتوافق مع قيم الشركة وكفاءاتها، حضور الدورات التدريبية حسب الجدول الزمني، إظهار التعاون والاحترام الكاملين داخل الفريق ومع جميع الأقسام الأخرى، الإلمام بالأنشطة اليومية والمعرفة بمنتجات الفندق ومرافقه، التأكد من طباعة تقرير الطوارئ أثناء المناوبة مرتين على الأقل.

العمليات: التحضير للوصول اليومي من حيث توزيع الغرف، والتحقق من التعليقات لأي طلبات خاصة للضيوف، تسجيل ومعالجة إجراءات تسجيل الوصول لجميع القادمين، تحديث معلومات الضيف والتحقق منها في الكمبيوتر بعد إتمام تسجيل الوصول، المسؤولية عن مهام الصرافة، معاملات الصرف الأجنبي، مهام مراجعة الحسابات الليلية، والتسوية عند مغادرة الضيوف، التعامل مع حجوزات مكتب الاستقبال المباشرة في جميع الأوقات ومعالجة الحجوزات الهاتفية عند إغلاق قسم الحجوزات، تقديم خدمة ودية وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة الفورية لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات، حل شكاوى/طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية، وإبلاغ المشرفين فوراً، التعامل مع إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمن الضيوف، فحص الرسائل وإيصالها للضيوف، المساعدة في مكتب المعلومات، الصرافة، مراجعة الحسابات الليلية، ومركز الأعمال عند الحاجة، فحص قائمة الدفع ومساعدة المشرفين لضمان عدم وجود مدفوعات معلقة، مراجعة سجل المتابعة، التحقق من المعلقات ومتابعة المهام المعلقة، تحديد أي مهام خاصة لليوم، التحقق من حالة الفندق، نسبة الإشغال، الفعاليات، المجموعات، كبار الشخصيات، حفظ تقارير الاستقبال اليومية والمستندات بشكل منهجي، طباعة تقرير الطوارئ (مرتين على الأقل في المناوبة)، حضور الجلسات الإعلامية، تدوين الملاحظات واتخاذ الإجراءات مع المتابعة المناسبة، التركيز على الضيوف، الحفاظ على التواصل البصري وضمان الترحيب بجميع الضيوف في مكتب الاستقبال، في نهاية المناوبة أو اليوم، نقل جميع المعلومات التي يحتاجها فريق المناوبة التالية لضمان سير العمليات بشكل جيد، التنسيق وتبادل المعلومات مع مكتب الاستقبال، التدبير المنزلي، الأطعمة والمشروبات، وخاصة مع المدير العام بخصوص كبار الشخصيات، الإلمام بجميع وثائق الشركة ذات الصلة وخاصة معايير التشغيل ذات الصلة بمجال مسؤوليته، المظهر المثالي في جميع الأوقات، تعزيز البيع الإضافي، تنفيذ أي مهمة معقولة أخرى (قد لا تكون مذكورة هنا) حسب الطلب.

برنامج تميز مخصص للسعوديين فقط. مفتوح للمرشحين ذوي الخبرة العملية القليلة أو المعدومة، بما في ذلك الخريجون الجدد ومن لديهم خبرة عملية تصل إلى 6 أشهر. إجادة أساسيات اللغة الإنجليزية أمر ضروري. شغف قوي بمجال الضيافة. مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل. العمل بروح الفريق والمساهمة ومساعدة الزملاء بشكل استباقي. القدرة على العمل بجدول مرن حسب احتياجات القسم. القدرة على تركيز الانتباه على احتياجات الضيوف، مع البقاء هادئاً ومهذباً دائماً.