مراقب المستندات

نظرة عامة على الدور

يتولى مراقب المستندات مسؤولية إدارة وتنظيم وصيانة جميع وثائق المشروع بما يتوافق مع معايير الشركة والمتطلبات التنظيمية. يضمن الدور الدقة وضبط الإصدارات بشكل صحيح والتخزين الآمن والتوزيع في الوقت المناسب للمستندات عبر الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة عملية ضبط المستندات الكاملة للمشاريع الهندسية والإنشائية والإدارية.
• صيانة وتحديث السجل الرئيسي للمستندات لجميع المستندات الواردة والصادرة.
• ضمان ترقيم المستندات بشكل صحيح وضبط الإصدارات والامتثال للإجراءات الداخلية.
• استلام المستندات ومراجعتها وتصنيفها وأرشفتها وتوزيعها على الفرق المعنية.
• تتبع عمليات التقديم والموافقات والرفض والمراجعات.
• التنسيق مع مديري المشاريع والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة الحكوميين.
• إعداد تقارير حالة التوثيق اليومية والأسبوعية والشهرية.
• ضمان التخزين الآمن للمستندات (الإلكترونية والورقية) والحفاظ على السرية.
• دعم المهام الإدارية مثل صياغة المراسلات والتصنيف وإدارة السجلات.
• متابعة المستندات المعلقة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
• الحفاظ على مستودعات مستندات منظمة ومتاحة للموظفين المصرح لهم.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• متحدث أصلي باللغة العربية مع مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية.

• إجادة جيدة للغة الإنجليزية (مُفضّلة).

• إلمام قوي بالحاسوب وإتقان:

  • حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint)
  • أدوات تحرير PDF
  • أنظمة إدارة المستندات (DMS) مثل Aconex وSharePoint وEDMS وPrimavera أو ما شابهها

• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة.

• فهم قوي لإجراءات ومعايير ضبط المستندات.

• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية.

المؤهلات

• دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الهندسة أو تقنية المعلومات أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات مثبتة كمراقب مستندات في بيئات هندسية أو إنشائية أو استشارية أو مؤسسية.
• تُفضّل بشدة الخبرة في العمل مع أمانة أو بلديات أو جهات حكومية.
• تُعد الخبرة في المملكة العربية السعودية ميزة إضافية.