المسؤوليات الرئيسية لمسؤول المكتب ستشمل:
صيانة المكتب:
- إدارة وصيانة مستلزمات المكتب ومعداته ومرافقه
- التنسيق مع مقدمي الخدمات لاحتياجات صيانة المكتب
الإدارة المكتبية:
- تقديم الدعم الإداري للفريق، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعداد المستندات والتعامل مع المعلومات السرية
- مساعدة الإدارة العليا في المهام المختلفة المتعلقة بإدارة وتشغيل الأعمال
- التواصل والمتابعة مع أصحاب المصلحة في مختلف المهام حسب التعليمات
الموارد البشرية:
- المساعدة في عمليات التوظيف من خلال التنسيق للمقابلات وإدارة التواصل مع المرشحين
- تسهيل عملية دمج الموظفين الجدد
- الحفاظ على سجلات الموظفين ودعم مزود خدمات الموارد البشرية الخارجي في إصدار وتجديد مستندات الموظفين
- ضمان امتثال الفرق لجميع سياسات وإجراءات الموارد البشرية والمساعدة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات جديدة حسب الحاجة
- إدارة وثائق التأمين الصحي للموظفين
- دعم الفريق في صياغة وإصدار الخطابات والمستندات الرسمية
العلاقات الحكومية:
- دعم مزود خدمات الموارد البشرية في إصدار وتجديد مستندات الشركة
- التعامل مع العلاقات الحكومية وضمان الامتثال للوائح المحلية
- الحفاظ على وضع جيد في بوابات الشركة الحكومية
التسويق:
- دعم وإدارة وكالة التسويق الخارجية في أعمالها بما في ذلك منشورات وسائل التواصل الاجتماعي الدورية ومنشورات المدونة على الموقع الإلكتروني والنشرات البريدية
- إدارة المشاركة في الفعاليات، بما في ذلك التخطيط الكامل والخدمات اللوجستية
- التنسيق مع مطوري الويب الخارجيين لصيانة موقع الشركة الإلكتروني
- تحديث محتوى الموقع الإلكتروني بانتظام لضمان الدقة والملاءمة
- دعم الفريق في المشاريع التسويقية مثل إعادة العلامة التجارية وإعادة تصميم الموقع الإلكتروني
بالإضافة إلى ما سبق، من المتوقع أن يقوم مسؤول المكتب بالتنسيق والعمل بفعالية مع أعضاء الفريق الآخرين، والمساعدة في تحقيق أهداف الشركة بشكل عام، وأهداف تطوير الأعمال بشكل خاص، بما في ذلك ما قد يتضمن ذلك أعمالاً لا ترتبط بشكل صارم بمسؤولياته اليومية.
