وصف الوظيفة
المهام الإدارية للمساعد الشخصي
غير مقتصرة على ما يلي:
- تقديم خدمات دعم تنظيمي عالية الجودة للمدير
- توحيد الفريق الإداري للعمل كفريق واحد وبناء روح الفريق ضمن هذه المجموعة
- معالجة المراسلات والمذكرات والتقارير
- إعداد العروض التقديمية
- تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات الفعّالة (بما في ذلك رقمياً)
- ضمان الامتثال في الفريق فيما يتعلق بالمصروفات والسفر وحجوزات الفنادق ورعاية العملاء وإدارة المخاطر
- حفظ وصيانة سجل دقيق للأوراق والمراسلات الإلكترونية وقائمة جهات الاتصال
- بناء علاقات مع المساعدين الشخصيين/المساعدين التنفيذيين في المنطقة وخاصة مع العملاء
- إدارة اجتماعات مجلس الإدارة بالكامل
- تدوين المحاضر وتتبع الإجراءات
إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية
- تصفية الاستفسارات العامة والمكالمات الهاتفية والدعوات الموجهة للمدير عن طريق إعادة التوجيه أو المتابعة حسب الاقتضاء
- تطوير وصيانة نظام فعال لحفظ البريد الإلكتروني
- إبراز المراسلات العاجلة وطباعة المرفقات
- إعداد المراسلات نيابة عن المدير، بما في ذلك صياغة الردود العامة إذا طُلب ذلك
إدارة المفكرة والسفر
- ضمان إدارة التزامات المفكرة المزدحمة وترتيبات السفر بفعالية بما في ذلك تقييم أولوية المواعيد وإعادة التوزيع حسب الضرورة وحل المشكلات
- عقد اجتماعات أسبوعية للمفكرة مع المدير لمناقشة الارتباطات القادمة والدعوات والطلبات الأخرى
- تنسيق وترتيب مكالمات الفيديو والمؤتمرات
- جدولة الاجتماعات نيابة عن المدير بينه وبين مرؤوسيه المباشرين
- التواصل مع الأفراد المعنيين والمنظمات الخارجية لترتيب الاجتماعات وتنظيم الجداول وإعداد جداول الأعمال وصياغة المحاضر
- ترتيب السفر وحجز الإقامة
إدارة الاجتماعات والفعاليات
- تقديم الدعم لمجموعة واسعة من الاجتماعات، بما في ذلك توفير خرائط المواقع وإعداد جداول الأعمال وإحاطات ما قبل الاجتماع وأوراق الاجتماع وتدوين نقاط العمل ومتابعتها
- إدارة اجتماعات مجلس الإدارة بما في ذلك تحديد المواعيد للسنة وإدارة حزمة مجلس الإدارة والدعوات وتدوين المحاضر وتوزيعها وتنظيم ترتيبات سفر الحاضرين
- التخطيط وإدارة وتنظيم فعاليات العملاء والموظفين وتقديم الدعم الإداري مثل إرسال الدعوات وحجز الأماكن وترتيب النقل
دعم العطاءات
- إعداد تقديمات العطاءات بما في ذلك تنسيق المستندات واختيار الصور وتحديد السير الذاتية والحصول على دراسات الحالة
- إنتاج مواد عرض العطاءات
- ضمان تقديم جميع العطاءات في الوقت المناسب وبجودة متسقة وفقاً لتعليمات العميل
- اتباع تعليمات المدير بشأن أي مهام أخرى متعلقة بالعطاءات
المؤهلات
المهارات المطلوبة:
- خبرة إدارية لا تقل عن خمس سنوات في بيئة عالية الضغط تتطلب اللباقة والحكمة والتحفظ في التعامل مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية
- مهارات متقدمة في مجموعة Microsoft Office 365 (Word وPowerPoint وExcel وTeams)
- كفاءة وإتقان في إدارة عبء العمل والمهام الموكلة إليهم
- مهارات طباعة ممتازة وإلمام جيد بالحاسوب وسرعة ودقة أساسيتان
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تحقيق التوازن بين أولويات متعددة مع الاهتمام بالتفاصيل وجودة التسليم
- قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط وضمن مواعيد نهائية ضيقة
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل، بما في ذلك مهارات التدقيق اللغوي، مع القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة
- مهارات تواصل شخصي قوية والقدرة على بناء علاقات مع جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في Turner & Townsend وأعضاء مجلس الإدارة والشركاء/الموردين الخارجيين
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتحفظ والحفاظ على السرية في جميع الأوقات
- خبرة في إدارة المفكرة والبحث وحجز السفر والإقامة
- تحمل مسؤوليات وتحديات إضافية
- نهج استباقي ومرن
- عين يقظة للامتثال ووعي بالسياسات وضمان التزام الفريق بها
السمات الشخصية
- جدير بالثقة
- محفّز ذاتياً واستباقي وسريع التعلم ومنظم للغاية وقادر على العمل بمبادرة ذاتية مع الحد الأدنى من الإشراف
- مهارات التواصل والتنسيق الممتازة والقدرة على التعامل مع المعلومات بسرية أمور مهمة
- الإلمام بالعمل في بيئة ديناميكية ومتطلبة أمر ضروري
- يجب أن يكون قوياً بما يكفي للرفض عند الطلبات لإدارة عبء عمله الخاص
- يجب أن يكون مستعداً للتعلم المستمر وعلى استعداد دائم لإيجاد أكثر طرق العمل كفاءة ومشاركة المعرفة
- توحيد الفريق الإداري للعمل كفريق واحد، وأن يكون عيون وآذان مدير الدولة، وأن يكون لا غنى عنه
- لا يخاف أبداً من اقتراح طرق عمل جديدة خاصة إذا كانت مفيدة للفريق
- يجب أن يكون قادراً على طلب الدعم من الفريق وشبكة المساعدين الشخصيين الأوسع عند الحاجة
