سكرتير تنفيذي للمدير العام لفندق فاخر في كافد

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الدعم الإداري:

  • إدارة جدول أعمال المدير العام، وتحديد المواعيد، والتنسيق للاجتماعات وترتيبات السفر.
  • إعداد وتنظيم المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات نيابةً عن المدير العام.

• التواصل والتنسيق:

  • العمل كنقطة اتصال رئيسية للمدير العام، وفرز الاتصالات الواردة وتحديد أولوياتها.
  • التواصل مع الإدارات الداخلية والشركاء الخارجيين والعملاء نيابةً عن المدير العام.

• إدارة المعلومات:

  • الحفاظ على سرية الملفات والسجلات، وضمان دقة البيانات وسهولة الوصول إليها.
  • إجراء البحوث، وتجميع البيانات، وإعداد التقارير لدعم عمليات اتخاذ القرار.

• تنسيق الفعاليات:

  • المساعدة في تنظيم وتنسيق الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات الخاصة وفق توجيهات المدير العام.
  • التعامل مع الخدمات اللوجستية وتجهيزات الطعام والترتيبات الأخرى لضمان نجاح الفعاليات.

• إدارة المكتب:

  • إدارة اللوازم المكتبية وصيانة المعدات والاحتياجات الإدارية الأخرى.
  • التنسيق مع الموظفين الإداريين الآخرين لضمان كفاءة العمليات المكتبية.

• المشاريع الخاصة:

  • المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة التي يكلف بها المدير العام، وتقديم الدعم والتنسيق حسب الحاجة.
  • تنفيذ المهام والمسؤوليات العرضية لدعم أهداف المدير العام.

التعليم والمؤهلات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي لدعم الإدارة العليا.
• مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل ممتازة، كتابية وشفهية، مع سلوك مهني ودبلوماسي.
• إتقان استخدام حزمة برامج Microsoft Office وغيرها من برامج الإدارة المكتبية.
• التكتم والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.