منسق الفعاليات

ملخص الوظيفة

منسق الفعاليات مسؤول عن تخطيط وتنظيم وتنفيذ الفعاليات مع ضمان تلبية جميع متطلبات العملاء وتوقعاتهم. يعمل الدور كنقطة اتصال رئيسية للعملاء طوال دورة حياة الفعالية، من الاستفسار الأولي حتى الإنجاز الناجح.

سيتولى منسق الفعاليات إدارة استفسارات العملاء، وإعداد ترتيبات الفعاليات، والتنسيق مع الإدارات الداخلية، والإشراف على تنفيذ الفعاليات لضمان سير العمليات بسلاسة. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية قوية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على الحفاظ على معايير عالية من الجودة والالتزام بالمواعيد ورضا العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• الرد على استفسارات العملاء وتقديم معلومات دقيقة حول باقات الفعاليات والخدمات والتوافر.
• التنسيق وإدارة حجوزات الفعاليات من التأكيد حتى الإنجاز.
• فهم متطلبات العملاء وضمان توصيل وتنفيذ جميع تفاصيل الفعالية بشكل صحيح.
• التنسيق مع الفرق الداخلية لتجهيز الموظفين والعمليات وخدمات الطعام والمشروبات والترفيه والمتطلبات الأخرى المتعلقة بالفعاليات.
• مراقبة تجهيزات الفعاليات وتنفيذها لضمان تقديم الخدمات وفقاً للمعايير والجداول الزمنية المتفق عليها.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء قبل وأثناء وبعد الفعاليات.
• حل مخاوف العملاء والقضايا التشغيلية بسرعة وبشكل احترافي.
• الحفاظ على سجلات وجداول وتقارير دقيقة للفعاليات.
• ضمان مستوى عالٍ من رضا العملاء من خلال تقديم خدمة استثنائية وتجارب لا تُنسى.
• المساعدة في تطوير الأنشطة الترويجية وباقات الفعاليات لدعم نمو الأعمال.