مسؤول ضبط المستندات

مسؤول إدارة المستندات مسؤول عن إدارة وتنظيم والحفاظ على جميع مستندات المشروع طوال دورة حياة المشروع. يضمن هذا الدور تسجيل جميع الرسومات الهندسية والعقود والمستندات الفنية والمراسلات والتقارير وتوزيعها وتحديثها وأرشفتها بدقة وفقًا لإجراءات الشركة ومعايير مراقبة المستندات. يعمل مسؤول إدارة المستندات بشكل وثيق مع مديري المشاريع والاستشاريين والمقاولين وفرق الموقع لضمان الوصول في الوقت المناسب إلى أحدث المستندات المعتمدة مع الحفاظ على سرية المستندات والتحكم في الإصدارات.

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على نظام مراقبة مستندات المشروع وإدارته.
• تسجيل وتتبع وتوزيع وأرشفة جميع مستندات المشروع الواردة والصادرة.
• ضمان الترقيم السليم للمستندات والتحكم في المراجعات والحفظ.
• التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين بشأن تقديم المستندات.
• مراقبة سير عمل اعتماد المستندات ومتابعة الموافقات المعلقة.
• إعداد تقارير دورية عن حالة المستندات.
• ضمان الامتثال لإجراءات مراقبة المستندات في الشركة.
• الحفاظ على أنظمة الحفظ الإلكترونية والورقية.
• دعم فرق المشروع من خلال توفير مستندات دقيقة ومحدثة.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
• 3-5 سنوات من الخبرة كمسؤول إدارة مستندات في مشاريع البناء أو التطوير العقاري.
• خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مثل Aconex أو SharePoint أو Primavera.
• معرفة قوية بإجراءات مراقبة المستندات ومعايير ISO.
• مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة.