أمين تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، والاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر، والأولويات اليومية.
• تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• إعداد رسائل البريد الإلكتروني المهنية، والتقارير، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات التنفيذية.
• متابعة المهام، والمتابعات اللاحقة، وبنود العمل، والأولويات التنفيذية عبر الأقسام.
• التنسيق مع الإدارة، والفرق الداخلية، والعملاء، والشركاء، وأصحاب المصلحة، والجهات الحكومية عند الحاجة.
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية، والمسائل المتعلقة بمجلس الإدارة، والسجلات، والوثائق السرية بدقة عالية.
• دعم اتخاذ القرارات التنفيذية من خلال المعلومات المنسقة والمبلغ عنها.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.
• المساعدة في تحسين سير العمل التنفيذي، والعمليات الإدارية، وكفاءة المكتب.
• دعم العمليات التنفيذية والإدارية اليومية بكفاءة.

المتطلبات

• مهارات قوية في التنظيم، والتواصل، وتعدد المهام.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية احترافية باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مستوى عالٍ من الاحترافية، والسرية، والاعتمادية، والاهتمام بالتفاصيل.
• قدرات قوية في المتابعة، والتنسيق، وحل المشكلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات المتعددة.
• عقلية استباقية مع إحساس قوي بالملكية والمساءلة.
• إتقان قوي لأدوات الذكاء الاصطناعي، وMicrosoft Office، وبيئات العمل الرقمية الحديثة.

ملخص الوظيفة

نبحث عن سكرتير تنفيذي منظم للغاية، ومحترف، واستباقي لدعم الرئيس التنفيذي والمساعدة في إدارة عمليات المكتب التنفيذي بكفاءة. يتطلب الدور مهارات قوية في التواصل، والتنسيق، والمتابعة، والسرية في بيئة عمل سريعة الخطى.