أمين تنفيذي

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات، والجدول اليومي.
• التنسيق للسفر الشخصي ومتعلقات العمل، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمواصلات، ومسارات الرحلة، والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
• التوفر للسفر المحلي والدولي بإشعار قصير عند الحاجة.
• البقاء متاحًا ومستجيبًا للمكالمات والرسائل العاجلة خارج ساعات العمل الرسمية، بما في ذلك المساء، وعطلات نهاية الأسبوع، والعطلات الرسمية.
• إدارة المكالمات، والرسائل، ورسائل البريد الإلكتروني، والدعوات، والمتابعات نيابةً عن المدير التنفيذي عند الحاجة.
• التعامل بكفاءة مع التغييرات المفاجئة في الجداول، والاجتماعات، وخطط السفر، والأولويات.
• تنسيق الاجتماعات، والزيارات، والفعاليات، والترتيبات الأخرى.
• إعداد المراسلات، والمستندات، ومواد الاجتماعات، والتقارير الأساسية.
• الحفاظ على التذكيرات ومتابعة المواعيد النهائية، والالتزامات، والمسائل المعلقة، والإجراءات المطلوبة.
• التواصل والتنسيق مع الموظفين، والعملاء، والموردين، والجهات الحكومية، والأطراف الخارجية الأخرى.
• المساعدة في المهام الشخصية ومتعلقات العمل والترتيبات عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات منظمة والتعامل مع المعلومات السرية والحساسة بسرية تامة.
• توقع المتطلبات وتقديم دعم استباقي دون الحاجة إلى تعليمات مفصلة.
• التعامل مع المهام العاجلة وغير المتوقعة حسب متطلبات العمل واحتياجات المدير التنفيذي.

طبيعة الدور:

هذا منصب مرن للغاية ولا يقتصر على روتين يومي ثابت. يتطلب استجابة خارج ساعات العمل الرسمية، وقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة، والاستعداد للسفر غير المتوقع أو بإشعار قصير.