السكرتير التنفيذي لقطاع المقاولات مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي على مستوى الإدارة العليا (المدير العام، رئيس مجلس الإدارة). ويشكل هذا الدور حلقة الوصل الأساسية بين المقر الرئيسي للشركة ومكاتب إدارة المشاريع (مواقع الإنشاء)، مما يسهل تدفق المستندات الفنية والمالية مع الاستشاريين وأصحاب المشاريع والمقاولين من الباطن.
تشمل المسؤوليات الرئيسية ما يلي:
- إدارة المراسلات الفنية: صياغة وتوجيه المراسلات والخطابات الرسمية مع أصحاب المشاريع والاستشاريين والمقاولين من الباطن.
- تتبع مستندات المشروع: استلام وتوثيق طلبات المعلومات (RFIs) والمستندات المقدمة (Submittals) وأوامر التغيير (Change Orders).
- التنسيق مع المواقع: نقل توجيهات الإدارة العليا إلى مديري المشاريع والمهندسين في مواقع الإنشاء.
- إدارة الجداول والاجتماعات: تنظيم الاجتماعات مع الموردين وأصحاب المصلحة، وإعداد محاضر الاجتماعات لمتابعة المشاريع.
- الدعم المالي والتعاقدي: استلام فواتير المقاولين من الباطن وتوجيهها إلى الإدارة المالية، مع حفظ مستندات المشتريات وخطابات الضمان (LG) بشكل آمن.
- ترتيب الزيارات الميدانية: جدولة ترتيبات السفر والإقامة للمدير التنفيذي إلى مواقع الإنشاء المختلفة.
- إدارة المستندات الرقمية: بناء نظام إلكتروني لإدارة المستندات (DMS) يضمن الوصول السريع إلى المخططات والعقود والتقارير اليومية للمشاريع.
المؤهلات والخبرة المطلوبة:
- التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو اللغات والترجمة أو إدارة المكاتب (تعتبر الخلفية في مجال الإنشاءات أو الهندسة ميزة إضافية).
- الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات في الإدارة التنفيذية، بما في ذلك سنتان على الأقل داخل شركة مقاولات أو تطوير عقاري.
المهارات المتخصصة:
- المصطلحات الفنية: فهم جيد لمصطلحات البناء والمقاولات باللغتين العربية والإنجليزية.
- المرونة والقدرة على التكيف: قدرة عالية على تحمل ضغوط العمل وتعديل جداول المشاريع والتعامل مع الحالات الطارئة.
- المهارات التقنية: إتقان استخدام حزمة برامج Microsoft Office وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، مع تفضيل الإلمام بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- التواصل الكتابي: قدرة استثنائية على صياغة المراسلات الرسمية والتقارير بأسلوب دقيق ودبلوماسي.
