مدير دعم الأعمال / مساعد تنفيذي

• يلعب مدير دعم الأعمال / المساعد التنفيذي دورًا حيويًا في ضمان سير عمل مكتب المدير التنفيذي بسلاسة وتحقيق النجاح الشامل لقسم المشاريع. سيكون هذا الشخص مسؤولاً عن إدارة أولويات المدير التنفيذي، والاتصالات، والاجتماعات، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري والتشغيلي والحوكمي. من خلال إنشاء نظام دعم منظم وفعّال، يمكّن مدير دعم الأعمال المدير التنفيذي وفريق مكتب إدارة المشاريع (PMO) من تقديم نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب.

مدة المشروع: 5 أشهر

المسؤوليات

• إدارة أولويات المدير التنفيذي، والاتصالات، والاجتماعات، وضمان التنسيق القيادي الفعّال.

• تبسيط سير العمل عبر الوظائف المختلفة وتوحيد القوالب وأدوات التتبع لإدارة المشاريع بكفاءة.

• دعم تطوير وتنفيذ روتينيات الحوكمة وعمليات إعداد التقارير لمكتب إدارة المشاريع.

• إجراء الأبحاث، وجمع المعلومات، وتقديم التوصيات للإدارة التنفيذية لدعم اتخاذ القرارات المستنيرة.

• إنشاء وصيانة أدوات تتبع الإجراءات، وخطط المشاريع، والجداول الزمنية، وسجلات الدعم الخاضعة للرقابة لضمان تنفيذ المشاريع بشكل منظم.

• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي والتنفيذي للمدير التنفيذي والوظائف المحددة.

• تنسيق عمليات تعيين الموظفين الجدد، وإنهاء خدماتهم، وانتقالاتهم، وضمان عملية انتقال سلسة.

• المساعدة في التدريب، وتبادل المعرفة، وتوجيه إدارة الوثائق لتعزيز التنسيق والإنتاجية بين الفريق.

• دعم عمليات التوظيف والموارد، بما في ذلك تنسيق السير الذاتية وجدولة المقابلات.

• إدارة التقويمات، وجدولة المواعيد، وتنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات لضمان إدارة الوقت بكفاءة.

• درجة البكالوريوس أو خبرة ذات صلة في دعم الأعمال، أو المساعدة التنفيذية، أو إدارة المكاتب.

• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Outlook وTeams وSharePoint وExcel وWord وPowerPoint.

• خبرة مثبتة في تنسيق الفرق وأصحاب المصلحة وأنشطة دعم المشاريع ضمن بيئة مشاريع معقدة.

• مهارات قوية في دعم القيادة والتنسيق وإدارة أصحاب المصلحة للتعامل بفعالية مع أولويات المدير التنفيذي.

• مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي للتفاعل مع مختلف أصحاب المصلحة والإدارة التنفيذية.

• القدرة على تحديد المشكلات، وتحليلها، ورفعها بشكل مناسب، وضمان تقديم حلول دعم عملية.

• مهارات تنظيمية استثنائية لإدارة مهام واجتماعات وأولويات متعددة في وقت واحد.

• كفاءة في استخدام برامج المكاتب الحديثة، والعمليات المتعلقة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) / Aconex، وتقنيات دعم الأعمال.

• خبرة في إدارة السجلات، والسجلات الرسمية، والملفات الخاضعة للرقابة، وتوجيه المستندات، وضمان توثيق دقيق.

• قدرات قوية في حل المشكلات، وتحديد الأولويات، ودعم اتخاذ القرار لمساعدة المدير التنفيذي بفعالية.