المساعد الإداري التنفيذي

حول وظيفة المساعد التنفيذي الإداري

ملخص الوظيفة

• تقديم دعم إداري وتشغيلي رفيع المستوى لكبار التنفيذيين لضمان سير العمل بكفاءة في المكتب التنفيذي. إدارة الجداول الزمنية، والاتصالات، والسفر، والمعلومات السرية، مع العمل كنقطة اتصال مهنية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول الزمنية للتنفيذيين: جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والفعاليات؛ تحديد الأولويات وحل التعارضات.
• ترتيب السفر المحلي والدولي: حجز تذاكر الطيران، والإقامة، ووسائل النقل البري، وإعداد جداول رحلات مفصلة وتقارير مصروفات السفر.
• إعداد وتحرير وتنسيق ومراجعة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة.
• التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى؛ فرز وتحديد الأولويات وتوجيه الرسائل بشكل مناسب.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات: إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل.
• حفظ الملفات والسجلات والمعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
• التواصل مع الإدارات الداخلية والشركاء/العملاء الخارجيين نيابة عن التنفيذي.
• إدارة مستلزمات المكتب وعلاقات الموردين للمكتب التنفيذي.
• المساعدة في المشاريع الخاصة والفعاليات والمهام الموكلة حسب الحاجة من قبل التنفيذي.
• دعم عمليات التعيين، وعمليات الموافقة على المصروفات، والتنسيق البسيط للموارد البشرية/المالية لفريق التنفيذي عند الحاجة.