السكرتير التنفيذي / مسؤول المكتب الخلفي والمتابعة

تقديم دعم إداري وتنفيذي ومكتب خلفي احترافي للإدارة.

إدارة المراسلات اليومية ورسائل البريد الإلكتروني والمستندات والجداول الزمنية والاجتماعات والمواعيد.

التنسيق والتواصل مع العملاء والموردين والمقاولين والاستشاريين والفرق الداخلية.

إعداد وتنظيم وصيانة عروض الأسعار وأوامر الشراء والفواتير والتقارير والاتفاقيات والوثائق المتعلقة بالمشاريع.

المتابعة المنتظمة لعروض الأسعار والموافقات وأوامر الشراء والمدفوعات وعمليات التسليم والمهام المعلقة ومتطلبات المشاريع.

الحفاظ على متتبعات متابعة دقيقة وضمان إنجاز الإجراءات المعلقة ضمن الأطر الزمنية المطلوبة.

تنسيق التواصل بين الإدارة والمكتب والمشروع والموقع واللوجستيات والفرق الفنية.

إعداد جداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها ونقاط الإجراءات وتقارير المتابعة عند الحاجة.

مراقبة المواعيد النهائية المهمة والالتزامات والأنشطة المعلقة وتقديم تحديثات في الوقت المناسب للإدارة.

مساعدة الإدارة في المتطلبات التشغيلية والإدارية اليومية.

الحفاظ على أنظمة أرشفة ورقية ورقمية منظمة بشكل جيد.

إعداد مراسلات تجارية احترافية وتقارير وعروض تقديمية ومستندات أخرى حسب الحاجة.

التعامل مع المعلومات السرية الخاصة بالشركة والعملاء والتجارية والإدارية باحترافية وتحفظ.

دعم تنسيق المشاريع وضمان سلاسة تدفق المعلومات بين جميع أصحاب المصلحة المعنيين.

أداء مهام إدارية وتنسيقية أخرى تُسند من قبل الإدارة.

خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن 4 سنوات في أدوار السكرتير التنفيذي أو المساعد التنفيذي أو المنسق الإداري أو المكتب الخلفي أو إدارة المكاتب أو تنسيق المشاريع.

يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو مؤهل معادل.

إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً مع مهارات تواصل مهنية قوية.

إجادة اللغة العربية ستكون ميزة إضافية.

خبرة قوية في الدعم التنفيذي والإدارة والتوثيق والتنسيق والمتابعة.

مهارات تنظيمية ممتازة في إدارة الوقت مع القدرة على التعامل مع أولويات متعددة في آن واحد.

مهارات متابعة قوية مع قدرة مثبتة على تتبع المهام المعلقة وضمان إنجازها في الوقت المناسب.

إجادة Microsoft Office، لا سيما Word وExcel وPowerPoint وOutlook؛ ومعرفة Google Workspace ميزة إضافية.

قدرات قوية في صياغة رسائل البريد الإلكتروني وإعداد المستندات وإعداد التقارير وحفظ السجلات.

مهارات تواصل مهنية وثقة في التعامل مع العملاء والموردين والمقاولين والإدارة العليا.

منظم للغاية ويهتم بالتفاصيل ومبادر ومُعتمد عليه ومسؤول.

القدرة على العمل بشكل مستقل بالإضافة إلى التنسيق الفعال مع الأقسام المختلفة وفرق المشاريع.

قدرات قوية على حل المشكلات وتعدد المهام.

القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع معلومات الأعمال الحساسة.

الخبرة السابقة في الضيافة الفاخرة أو الفنادق أو العافية/السبا أو البناء أو الأعمال الكهروميكانيكية أو الهندسة أو التجديد أو الشركات القائمة على المشاريع ستكون ميزة إضافية.

يُفضل المرشحون الذين لديهم خبرة في العمل في بيئة سريعة الخطى ومهنية وموجهة نحو المشاريع.