سكرتير المدير العام

المساعد التنفيذي للمدير العام يقدم الدعم الإداري والتنظيمي لضمان سير العمل اليومي لمكتب المدير العام بسلاسة. يشمل الدور إدارة جدول أعمال المدير العام، تنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر، التعامل مع المراسلات، إعداد المستندات والتقارير، والحفاظ على التواصل الفعال مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية.

من المتوقع أن يعمل المساعد التنفيذي بطريقة مهنية ومنظمة، والحفاظ على السرية، وتحديد أولويات المهام بفعالية، ودعم التنسيق الفعال للأنشطة المكتبية والإدارية.

المسؤوليات

• إدارة تقويم المدير العام، وجدولة الاجتماعات والمواعيد، وتقديم التذكيرات في الوقت المناسب.
• التعامل مع حركة الهاتف والبريد الإلكتروني والمراسلات من خلال فحص الطلبات الواردة وتوجيهها إلى الأقسام المختصة.
• التحضير للاجتماعات، وتنظيم المستندات المطلوبة، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود العمل.
• التواصل بشكل مهني مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية نيابة عن المدير العام.
• ترتيب سفر العمل، بما في ذلك حجوزات الطيران، والإقامة في الفنادق، وخدمات النقل من وإلى المطار، وغيرها من الترتيبات اللوجستية ذات الصلة.
• الحفاظ على المعلومات السرية والمستندات الحساسة وحمايتها.
• تنظيم عمليات الحفظ والأرشفة وتتبع المستندات بكفاءة.
• ضمان التنسيق الداخلي الفعال وتسهيل التواصل بين الأقسام.
• نقل تعليمات المدير العام إلى الفرق المعنية ومتابعة تنفيذها.
• دعم عمليات إعداد التقارير من خلال تحضير العروض التقديمية والمراسلات والمستندات التجارية الأخرى.
• المساهمة في سير العمل الإداري للمكتب والعمليات الإدارية اليومية بسلاسة.