مسؤول التحكم في الوثائق

تبحث بارسونز عن موظف توثيق مستندات (سعودي الجنسية) موهوب بشكل استثنائي للانضمام إلى فريق الإشراف على أعمال البناء في الموقع ضمن مشروع تطوير عام رئيسي في الدرعية، والذي يشمل سلسلة من الحدائق الأيقونية والحدائق الحيوية، والمساحات المفتوحة، وأكثر من 55 كيلومتراً من تحسينات الشوارع. الهدف من هذا البرنامج هو خلق بيئة نابضة بالحياة وشاملة تعزز جودة الحياة وسهولة الوصول ورفاهية المجتمع.

ما الذي ستقوم به:

• مسح المستندات إلكترونياً لتوزيعها كنسخ رقمية بصيغة PDF إلى المستلمين المحددين ورفعها إلى نظام إدارة العقود الخاص بالعميل.
• الحفاظ على مكتبة مرجعية من النسخ الورقية لجميع المستندات لضمان استرجاع المعلومات بسرعة وسهولة.
• استخدام أحدث إصدار من برنامج Primavera لإدارة العقود للتحكم في حالة مستندات العقد وتحديثها.
• إعداد وتسجيل المراسلات والتقارير وطلبات الدفع وأوامر التغيير والتعليمات الموقعية وقوائم الملاحظات وتقارير عدم المطابقة باستخدام برنامج Primavera لإدارة العقود.
• تتبع وتحديث حالة ومتابعة المستندات المقدمة وتقارير السلامة وطلبات التغيير ومحاضر اجتماعات الموقع والصور الفوتوغرافية للتقدم وقضايا العقود والمخططات.
• إصدار تقارير دورية عن الإجراءات المعلقة والردود على المراسلات من خلال برنامج Primavera لإدارة العقود.
• ضمان استخدام النماذج والتقارير الموحدة للعميل المتوفرة في برنامج Primavera لإدارة العقود بالتنسيق مع نظام OP&M الخاص بهيئة تطوير بوابة الدرعية.
• ضمان التكامل مع نظام OP&M من جميع أصحاب المصلحة في المشروع: هيئة تطوير بوابة الدرعية - شركات إدارة المشاريع - المقاولين.

المهارات المطلوبة التي يجب أن تمتلكها:

• دبلوم أو درجة البكالوريوس في أي مجال.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم بالمستندات وتتبعها، بما في ذلك 3 سنوات على الأقل في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، ويفضل أن يكون برنامج Primavera لإدارة العقود.
• معرفة وخبرة واسعة في التحكم بالمستندات من بداية المشروع وحتى مراحل الإغلاق، باستخدام الأنظمة المحوسبة (Primavera لإدارة العقود/EDMS)، ضمن إطار وظيفة خدمات مشاريع متكاملة للإدارة الفعالة للمشاريع المتزامنة.
• إتقان اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• مهارات كمبيوتر جيدة.

المهارات المفضلة التي نرغب في امتلاكك لها:

• مهارات تنظيمية قوية ومهارات إدارة الوقت.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدارة المستندات.
• القدرة على العمل بفعالية ضمن بيئة فريق عمل.
• مهارات تواصل قوية للتنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة.
• الإلمام بمعايير وممارسات صناعة البناء أو الهندسة.

دبلوم أو درجة البكالوريوس في أي مجال.

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم بالمستندات وتتبعها، بما في ذلك 3 سنوات على الأقل في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، ويفضل أن يكون برنامج Primavera لإدارة العقود.

معرفة وخبرة واسعة في التحكم بالمستندات من بداية المشروع وحتى مراحل الإغلاق، باستخدام الأنظمة المحوسبة (Primavera لإدارة العقود/EDMS)، ضمن إطار وظيفة خدمات مشاريع متكاملة للإدارة الفعالة للمشاريع المتزامنة.

إتقان اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.

مهارات كمبيوتر جيدة.

مهارات تنظيمية قوية ومهارات إدارة الوقت.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدارة المستندات.

القدرة على العمل بفعالية ضمن بيئة فريق عمل.

مهارات تواصل قوية للتنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة.

الإلمام بمعايير وممارسات صناعة البناء أو الهندسة.