وصف الوظيفة:
تبحث بارسونز عن مسؤول توثيق للانضمام إلى وحدة مشتريات الأشجار في قدية! في هذا الدور، ستقوم بأداء وظيفة متخصصة في التحكم بالمستندات، والعمل بشكل تعاوني مع فريق البستنة في QIC لإدارة وثائق المشروع عبر كامل دورة حياتها.
ما الذي ستقوم به:
- العمل كنقطة اتصال لفرق المشروع فيما يتعلق بقضايا التحكم بالمستندات
- التنسيق مع إدارة التحكم بالمستندات بشأن إعدادات نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وطلبات الدعم
- المشاركة في عمليات التدقيق على الجودة بالتنسيق مع ضمان الجودة/مراقبة الجودة وأصحاب المصلحة المعنيين
- دعم تطوير وإطلاق أدوات وأنظمة التحكم بالمستندات
- تقديم مدخلات لإدارة التحكم بالمستندات بشأن المتطلبات والتحسينات والتقارير
- حضور اجتماعات التنسيق الدورية مع الفرق الداخلية والاستشاريين والمقاولين
- إدارة ومعالجة جميع وثائق المشروع الواردة والصادرة بما في ذلك الرسومات والمواصفات والتقارير والمراسلات والمستندات المقدمة
- ضمان اتباع إجراءات التحكم بالمستندات الصحيحة طوال دورة حياة المستند
- مراقبة والتحكم في مراجعات المستندات، وضمان توفير أحدث الإصدارات فقط لأصحاب المصلحة
- الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة بما في ذلك خطابات الإرسال وإقرارات الاستلام وسجلات التوزيع
- استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وفقًا للمعايير المعتمدة وضمان وضع العلامات الوصفية (البيانات الوصفية) بشكل صحيح
- الحفاظ على مصفوفة توزيع المستندات وقوالب سير العمل وتحديثها داخل نظام EDMS
- إجراء عمليات تدقيق مفاجئة ودعم الفرق لتحسين الامتثال لإجراءات التحكم بالمستندات
- توفير التدريب والتوجيه لفرق المشروع بشأن نظام EDMS وعمليات التحكم بالمستندات
- ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية وحزم الوثائق النهائية حسب الحاجة
- أداء مهام إضافية للتحكم بالمستندات حسب تكليف إدارة المشروع أو الإدارة العليا
المهارات المطلوبة التي ستقدمها:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التحكم بالمستندات في قطاع البناء أو الهندسة أو الصناعات ذات الصلة
- معرفة قوية بعمليات وإجراءات التحكم بالمستندات ومنصات EDMS
- القدرة على إدارة مسارات عمل المستندات بشكل مستقل وداخل بيئة فريق
- اهتمام قوي بالتفاصيل مع قدرة تنظيمية عالية
- القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وموجهة بالمواعيد النهائية
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel
المهارات المرغوبة التي ستقدمها:
- خبرة في العمل على مشاريع كبيرة الحجم أو معقدة
- الإلمام بأدوات EDMS المتقدمة وإعداد مسارات العمل
- قدرات تحليلية قوية وحل المشكلات
- مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة
- خبرة في تدريب ودعم فرق المشروع على أنظمة التحكم بالمستندات
المهارات المطلوبة التي ستقدمها:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التحكم بالمستندات في قطاع البناء أو الهندسة أو الصناعات ذات الصلة
- معرفة قوية بعمليات وإجراءات التحكم بالمستندات ومنصات EDMS
- القدرة على إدارة مسارات عمل المستندات بشكل مستقل وداخل بيئة فريق
- اهتمام قوي بالتفاصيل مع قدرة تنظيمية عالية
- القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وموجهة بالمواعيد النهائية
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel
المهارات المرغوبة التي ستقدمها:
- خبرة في العمل على مشاريع كبيرة الحجم أو معقدة
- الإلمام بأدوات EDMS المتقدمة وإعداد مسارات العمل
- قدرات تحليلية قوية وحل المشكلات
- مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة
- خبرة في تدريب ودعم فرق المشروع على أنظمة التحكم بالمستندات
