مدير أعمال التشطيبات الإنشائية

الغرض:

·       يقدم مسؤول العمليات في قسم أعمال التشطيبات الإنشائية الدعم الإداري والتنسيقي الأساسي لضمان تنفيذ مشاريع التشطيبات بسلاسة وكفاءة. يتولى هذا الدور مسؤولية إدارة الوثائق، ودعم تتبع المشاريع، والتنسيق مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية، وضمان الامتثال لإجراءات الشركة والجداول الزمنية للمشاريع.

المسؤوليات:

·       تقديم الدعم الإداري والتنسيقي اليومي لمدير أعمال التشطيبات الإنشائية وفرق المشاريع.

·       الحفاظ على جميع وثائق المشروع (الرسومات، العقود، التصاريح، التقارير، المراسلات) وتنظيمها وتحديثها.

·       ضمان التحكم السليم في الوثائق، بما في ذلك تتبع الإصدارات، والموافقات، والتوزيع في الوقت المناسب.

·       مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع، والمعالم الرئيسية، والتسليمات؛ والإبلاغ عن التأخيرات والمخاطر والإجراءات المعلقة.

·       تنسيق الاجتماعات، والزيارات الميدانية، ومراجعات التقدم؛ وإعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر واضحة.

·       متابعة الأطراف الداخلية والخارجية لضمان تقديم الطلبات والموافقات في الوقت المحدد.

·       العمل كحلقة وصل بين العمليات، والمشتريات، والمالية، والموارد البشرية، وفرق الموقع.

·       دعم عمليات المشتريات (طلبات الشراء، أوامر الشراء المحلية، وثائق الموردين، تتبع التسليم).

·       تتبع المواد، والمعدات، والخدمات اللوجستية للموقع لدعم تنفيذ المشروع دون انقطاع.

·       المساعدة في مراجعة ومعالجة الفواتير بالتنسيق مع المالية.

·       إعداد وصيانة أدوات تتبع المشاريع، والسجلات، وتقارير الحالة (أسبوعية/شهرية).

·       تحديث لوحات المعلومات والحفاظ على بيانات دقيقة للمشروع لأغراض إعداد التقارير واتخاذ القرارات.

·       ضمان الامتثال لإجراءات الشركة، وسياساتها، ومعايير التوثيق.

·       الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة (التصاريح، تقييمات المخاطر، سجلات الامتثال).

·       دعم عمليات التدقيق من خلال ضمان أن الوثائق كاملة ودقيقة وسهلة الوصول.

·       تتبع الوثائق المتعلقة بالموقع مثل عمليات التفتيش، والموافقات، وسجلات التسليم.

·       الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات رقمية وورقية منظمة لسهولة الاسترجاع.

·       إدارة الاتصالات الإدارية (رسائل البريد الإلكتروني، الخطابات، متابعات التنسيق).

·       دعم تتبع القوى العاملة والموارد بالتنسيق مع فرق الموقع.

·       المساعدة في دمج الموظفين الجدد في المشروع (الوثائق، الوصول إلى الأنظمة، التنسيق).

·       تحديد فرص تحسين العمليات الإدارية وكفاءة سير العمل.

·       ضمان السرية والتعامل السليم مع المعلومات الحساسة للمشروع والشركة.

·       تقديم الدعم الإداري والتشغيلي العام حسبما تطلبه الإدارة.