مدير الفعاليات

"ملخص الوظيفة
إعداد جميع الوثائق الخاصة بالفعاليات والتنسيق مع قسم المبيعات والأقسام الأخرى في المنشأة والعملاء لضمان تقديم خدمة عالية المستوى وبشكل متسق خلال مراحل ما قبل الفعالية وأثناء الفعالية وما بعد الفعالية. يتعامل هذا المنصب بشكل أساسي مع الفعاليات المعقدة. يضمن الانتقال السلس من المبيعات إلى الخدمة ثم العودة إلى المبيعات. يدرك الفرص المتاحة لتعظيم الإيرادات من خلال البيع الإضافي وتقديم تحسينات لإنشاء فعاليات استثنائية. يدعم ويتصرف نيابة عن مدير إدارة الفعاليات أو مدير تخطيط وعمليات الفعاليات في حالة غيابه. يعمل كجهة الاتصال الأساسية لمنسق الفعاليات (بعد التسليم) في المنشأة وهو مسؤول عن تجربته.

أنشطة العمل الأساسية

تنفيذ عمليات الفعاليات

• حل المشكلات و/أو اقتراح بدائل للترتيبات السابقة إذا لزم الأمر.
• قيادة اجتماعات ما قبل الفعالية وما بعد الفعالية للمجموعات المخصصة.
• تحديد التحديات التشغيلية المرتبطة بمجموعته والعمل مع موظفي المنشأة والعملاء لحل هذه التحديات و/أو تطوير حلول بديلة.
• إدارة ميزانيات العملاء لتعظيم الإيرادات وتلبية احتياجات العملاء.
• الإشراف على تجارب عملائه من تسليم الملفات وحتى مرحلة ما بعد الفعالية وحتى التسليم مرة أخرى إلى المبيعات.
• إجراء اجتماعات ما قبل وما بعد الفعالية حسب الحاجة لمراجعة/إبلاغ احتياجات المجموعة وملاحظاتها.
• إدارة حجوزات الغرف الجماعية ومساحات الاجتماعات للمجموعات المخصصة.
• الالتزام بجميع المعايير والسياسات والإجراءات.
• الاحتفال بالنجاحات والاعتراف علنًا بمساهمات أعضاء الفريق.

تنفيذ استراتيجية المبيعات والتسويق

• البيع الإضافي للمنتجات والخدمات طوال عملية الفعالية.
• المشاركة في عمليات التفتيش الموقعي للعملاء والمساعدة في عملية البيع عند الحاجة.
• العمل كحلقة وصل بين مندوب المبيعات الميداني والعميل طوال عملية الفعالية (ما قبل الفعالية، وأثناء الفعالية، وما بعد الفعالية).

إدارة الربحية

• إدارة الإيرادات والربحية المرتبطة بالفعاليات.
• التنبؤ بغرف نوم المجموعات وإيرادات الفعاليات (التموين والصوتيات والمرئيات) لمجموعاته.
• مراجعة الفواتير والمدفوعات مع العملاء.

تقديم خدمة عملاء استثنائية

• التفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.

• التعامل مع مشكلات الضيوف وشكاواهم.

• إظهار الحضور للعميل في جميع الأوقات خلال عملية الفعالية بأكملها.

• متابعة ما بعد الفعالية مع العميل.

• استقبال العميل خلال مرحلة الفعالية وتسليمه لفريق عمليات الفعاليات لتنفيذ التفاصيل.

• السعي لتحسين أداء الخدمة.

• تقديم مثال إيجابي للعلاقات مع الضيوف.

• مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الزملاء.

• التنسيق والتواصل شفهيًا وكتابيًا مع العميل (داخليًا وخارجيًا) بشأن تفاصيل الفعالية.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ خبرة سنتان في إدارة الفعاليات أو مجال مهني ذي صلة.

• أو درجة البكالوريوس لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، أو الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عملية."