مساعد مدير الفعاليات

ملخص الوظيفة: منصب إداري بمستوى مبتدئ يقود طاقم الولائم مع المساعدة شخصياً في تنفيذ الفعاليات بناءً على المتطلبات والمعايير. يطوّر الفريق ويوجّهه لتقديم خدمة متسقة وعالية الجودة. يوصل توقعات الأداء ويدرّب الموظفين على العمليات. مسؤول عن إدارة المهام المالية والإدارية.

دعم إدارة عمليات القسم والمخزون: يدير مخزونات القسم وأصوله بما في ذلك مستويات الحد الأدنى وصيانة المعدات. يعقد اجتماعات شهرية للقسم مع رؤساء الولائم والموظفين. يحتفظ بسجل الحضور لموظفي الولائم. يحافظ على مستويات النظافة المعمول بها ويفرضها. يلتزم بجميع المعايير والسياسات والإجراءات ويعززها (إجراءات التشغيل القياسية، إجراءات التشغيل القياسية المحلية، إلخ). يضمن وعي الموظفين بجزء مرحلة الفعالية من استبيان مخططي الاجتماعات ودرجات رضا الضيوف. يطلب المستلزمات للقسم (مثل الصيني والزجاج والفضة وعروض البوفيه والدعامات واحتياجات معدات الخدمة الأخرى). يستخدم سجلات استخدام مشروبات الولائم لتوجيه مشرف مشروبات الولائم في التحكم في تكاليف المشروبات الكحولية وإدارة الجرد الدائم لمشروبات الولائم وطلب المشروبات الكحولية. يفهم تأثير عمليات الولائم على النجاح الشامل للفعالية ويدير الأنشطة لتحقيق أقصى قدر من رضا العملاء. يجدول موظفي خدمة الولائم وفقاً للتوقعات ومعايير الخدمة مع تحقيق أقصى قدر من الأرباح.

المشاركة في فرق الولائم وقيادتها: يحضر ويشارك في جميع الاجتماعات ذات الصلة. يقود الورديات ويشارك بنشاط في خدمة الفعاليات. يطبّق معرفته بمزاوجة الطعام والنبيذ والمطبخ المتطور وتقديم الفعاليات بشكل عام ويوسّعها باستمرار.

تقديم خدمة عملاء استثنائية وضمانها: يقدم مثالاً إيجابياً لعلاقات الضيوف. يتفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة. يستجيب لمشاكل الضيوف وشكاواهم ويتعامل معها. يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة. يسعى لتحسين أداء الخدمة. يؤكد على رضا الضيوف خلال جميع اجتماعات القسم ويركز على التحسين المستمر. يراجع استبيان مخططي الاجتماعات الربع سنوي ويشارك في تطوير وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة تحديات الخدمة؛ ويركز على التحسين المستمر لرضا الضيوف.

تنفيذ أنشطة الموارد البشرية: يجري المقابلات ويوظّف رؤساء الولائم والموظفين ذوي المهارات المناسبة. يدعم برنامج التوجيه الخاص بالقسم للموظفين لتلقي التدريب المناسب للموظفين الجدد لأداء وظائفهم بنجاح. يضمن فهم الموظفين للتوقعات والمعايير. يراقب سلوكيات الخدمة لدى الموظفين ويقدم الملاحظات للأفراد. يراجع بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين. يشارك في تطوير وتنفيذ خطط الإجراءات التصحيحية. يوصل إجراءات الطوارئ الخاصة بالقسم والممتلكات وينفذها ويضمن تدريب الموظفين على إجراءات السلامة.

التعليم والخبرة: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ خبرة سنتان في إدارة الفعاليات أو الأغذية والمشروبات أو مجال مهني ذي صلة.