مدير مكتب

عن الوظيفة

المسمى الوظيفي: مسؤول مكتبي

الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية

نوع الوظيفة: دوام كامل

الجنسية: سعوديون فقط

عن العميل

شركة استشارية عالمية يتعاون فيها المحللون والاستراتيجيون والمهندسون لحل أكثر تحديات التكنولوجيا والبنية التحتية الرقمية تعقيدًا. وبفضل عقود من البحث والبيانات الخاصة، تزود الشركات والحكومات والمستثمرين بالقدرة على اتخاذ قرارات واثقة وتحقيق تأثير هادف ودائم.

عن الدور

يدعم دور المسؤول المكتبي الفريق الأوسع بدلاً من فرد معين. وهو جزء من وظيفة إدارة مكتبية أوسع تعمل عبر 17 مكتبًا عالميًا. يُعد التعاون والدعم من هذه الشبكة، إلى جانب التنسيق مع وظائف الأعمال المركزية، أمرًا أساسيًا لنجاح الشركة بشكل عام.

المسؤوليات الرئيسية

المهام الإدارية العامة، تشمل (على سبيل المثال لا الحصر):

• العمل كمسؤول علاقات حكومية للشركة، مع مهام تشمل (على سبيل المثال لا الحصر): الحفاظ على سجلات الكيانات القانونية، إنشاء حسابات تجارية على المواقع الحكومية، معالجة التأشيرات للمستشارين المحليين/المسافرين، تقديم طلبات الإقامة وتجديدها، تجديد التراخيص التجارية للشركة، والتواصل مع الملاك.
• إدارة الموردين (الأمن، الاتصالات، السفر، إدارة المباني، اللوازم المكتبية) ضمن ميزانيات المكتب؛ والحفاظ على أنظمة منظمة للفواتير والعقود وغيرها.
• تقديم الدعم الإداري للمستشارين في إدارة اليوميات، وترتيبات السفر، وإنتاج وثائق التسليم للعملاء.
• ضمان تغطية جميع جوانب الصحة والسلامة.
• العمل كاستقبال يشمل فحص المكالمات والرسائل، وتوجيهها والرد عليها حسب الاقتضاء.

بالإضافة إلى ذلك، سيعمل المسؤول المكتبي كنقطة اتصال محلية رئيسية، ويقدم الدعم الميداني عبر وظائف المالية، وتقنية المعلومات، والتسويق، والموارد البشرية. يتضمن الدور التواصل مع الموردين والمستشارين المحليين، مع العمل بشكل وثيق مع الفرق المركزية. في هذه الصفة، يُتوقع من الفرد توصيل المتطلبات المحلية بفعالية، وتسليط الضوء على الاعتبارات الخاصة بالسوق، وتوقع التحديات المحتملة بشكل استباقي للوظائف المركزية في المملكة المتحدة.