مساعد إداري - الرياض

الهدف العام للوظيفة:

المراقبة المستمرة والتواصل مع المرشحين والمتدربين، وتنفيذ المهام اليومية المطلوبة، وضمان سير إجراءات العمل بسلاسة وفقاً لتوجيهات قائد الفريق.

المسؤوليات:

· العمل على قوائم المرشحين بجودة عالية وتجهيزهم للتوظيف مع ضمان استيفاء ملفاتهم للشروط المطلوبة.

· المراقبة المستمرة، والتسجيل، وإضافة المرشحين عبر منصات التوظيف المعتمدة (مثل: التأمينات، منصة قوى، بوابة العمل عن بُعد).

· إضافة المرشحين إلى المجموعة الخاصة بالعمل وتزويدهم أسبوعياً بالمعلومات الكافية لحضور الجلسات (تفاصيل الجلسة وروابط الحضور، وغيرها).

· تزويد المتدربين بشهادات إتمام البرنامج بناءً على طلبهم.

· إرسال اتصالات دورية للمتدربين.

· المساعدة في تحصيل رسوم الدورات شهرياً وتنظيم المعلومات المالية في الفواتير مع حفظ السجلات.

· تقديم الدعم والرد على الاستفسارات بشكل مستمر للمتدربين.

· مراقبة طلبات الشراكة مع المتدربين ومساعدتهم في حال وجود أي مشاكل في معالجة الطلبات، وعند الضرورة، التعامل مع الطلبات عبر منصتنا بدلاً من المتدرب، مثل (توثيق العقود – تقديم الموافقات – الدخول إلى البوابة).

· إدارة البيانات: إدخال وتحديث البيانات في الفواتير والملفات المُعدّة لضمان دقة المعلومات وموثوقيتها.

· إعداد تقارير وفواتير شهرية مفصلة.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

· درجة البكالوريوس أو دبلوم في الإدارة أو مجال ذي صلة.

· إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس.

· مهارات قوية في التواصل والمراقبة والتنظيم.

· سرعة الاستجابة ورد الفعل السريع في التعامل مع المرشحين والمتدربين.

· القدرة على تنفيذ مهام متعددة ضمن بيئة فريق العمل.

مؤشرات الأداء الرئيسية:

· السرعة والدقة في مراقبة المرشحين والمتدربين.

· الالتزام بتنفيذ المهام اليومية وفقاً لتوجيهات قائد الفريق.

· مستوى التعاون مع أعضاء الفريق.

· رضا الفريق المباشر عن جودة المراقبة والدعم.