نبحث حاليًا عن محترف دعم إداري ذي خبرة للانضمام إلى فريقنا في الرياض لدعم تنفيذ مشروع بنية تحتية رئيسي للطرق والطرق السريعة.
سيقدم محترف الدعم الإداري خدمات شاملة للدعم الإداري ومراقبة المستندات والتنسيق والدعم المكتبي لفريقي إدارة المشروع والإشراف. وسيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمل اليومي لمكتب المشروع بكفاءة، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة وثائق المشروع، ودعم موظفي المشروع.
يتطلب هذا الدور شخصًا منظمًا للغاية يتمتع بمهارات تواصل قوية، واهتمامًا بالتفاصيل، والقدرة على العمل بفعالية في بيئة مشاريع إنشائية سريعة الوتيرة.
المسؤوليات:
الدعم الإداري
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع، ومهندسي المقيمين، ومديري المشاريع، وفريق المشروع الأوسع.
- إعداد وتنسيق وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات ووثائق المشروع.
- الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة للسجلات الإلكترونية والورقية.
- تنسيق وإدارة الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات وحجوزات قاعات الاجتماعات.
- ترتيب السفر والإقامة والنقل والخدمات اللوجستية لموظفي المشروع عند الحاجة.
- استقبال وتوجيه المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة.
تنسيق المشروع
- دعم تنسيق أنشطة المشروع بين إدارة المشروع وفرق الإشراف والعملاء والمقاولين والمقاولين من الباطن.
- المساعدة في إعداد تقارير المشروع والتحديثات الأسبوعية ولوحات المعلومات وتقارير الحالة.
- تتبع بنود العمل الناتجة عن الاجتماعات ومتابعة المهام المعلقة مع أصحاب المصلحة.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل ومراجعات المشروع.
- ضمان توزيع وثائق المشروع على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
إدارة المستندات
- الحفاظ على سجلات ووثائق مشروع دقيقة وفقًا لإجراءات WSP.
- دعم أنشطة مراقبة المستندات بما في ذلك تسجيل المستندات وحفظها وتتبعها وأرشفتها.
- ضمان تسجيل وتخزين مراسلات المشروع والتقارير والرسومات والمستندات المقدمة بشكل صحيح.
- مراقبة مسارات عمل المستندات ومساعدة فرق المشروع في الحفاظ على متطلبات الامتثال للمستندات.
- دعم عمليات تدقيق المشروع وأنشطة إدارة المعلومات.
الإدارة المكتبية
- المساعدة في أنشطة إدارة المكتب، بما في ذلك شراء القرطاسية واللوازم المكتبية.
- تنسيق ترتيبات التعيين لموظفي المشروع الجدد.
- مراقبة مرافق المكتب والإبلاغ عن مشكلات الصيانة أو التشغيل.
- التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات والوظائف الداعمة حسب الحاجة.
- دعم تعبئة وتسريح موظفي المشروع.
التقارير وإدارة البيانات
- الحفاظ على قواعد بيانات المشروع وأدوات التتبع والسجلات الإدارية.
- إعداد التقارير والملخصات الروتينية لإدارة المشروع.
- المساعدة في تجميع التقارير الشهرية وسجلات الوقت وسجلات الحضور وبيانات إدارة المشروع.
- ضمان دقة وسرية معلومات وسجلات المشروع.
دعم أصحاب المصلحة
- بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- دعم التواصل بين فرق المشروع والوظائف المؤسسية والعملاء والمقاولين.
- تمثيل WSP بشكل احترافي عند التفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
المؤهلات:
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو نظم المعلومات الإدارية أو مجال ذي صلة.
- الشهادات الإضافية في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع ستكون ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع أو الإدارة المكتبية أو مساعد تنفيذي أو دور مماثل.
- الخبرة السابقة في العمل على مشاريع البنية التحتية الكبيرة أو النقل أو الطرق أو الطرق السريعة أو البناء أو استشارات الهندسة ستكون مفضلة للغاية.
- خبرة في دعم فرق المشاريع متعددة التخصصات في بيئة مشاريع سريعة الوتيرة.
- الإلمام بعمليات توثيق المشروع وإعداد التقارير.
- إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات ومنصات التعاون المشتركة.
- قدرات قوية في إعداد المستندات وتنسيقها وإعداد التقارير.
- مهارات ممتازة في إدارة السجلات والتنظيم.
- خبرة في الحفاظ على قواعد البيانات وأدوات التتبع وسجلات مراسلات المشروع.
- القدرة على إعداد تقارير ومحاضر اجتماعات وعروض تقديمية احترافية.
- سعودي الجنسية.
تخيل مستقبلًا أفضل لك ومستقبلًا أفضل لنا جميعًا.
انضم إلى مجتمعنا المترابط من الأفراد الموهوبين الذين يشاركونك شغفك بإحداث تأثير إيجابي. يضم فريقنا العالمي أكثر من 80,000 موظف، يعملون معًا لإحداث فرق في المجتمعات القريبة من المنزل وحول العالم.
معنا، يمكنك. قدم اليوم.
