مراقب مستندات أول

يتفاعل هذا المنصب بانتظام عبر المشاريع والمناطق الفرعية، ومع جهات اتصال خارجية، مثل ضبط مستندات الاستشاريين والمقاولين وإدارة المشاريع. يكون مسؤولاً بشكل أساسي عن إدارة وضبط جميع مستندات وسجلات المشروع طوال دورة حياتها وعن توجيه متخصصي ضبط المستندات الآخرين، حسب الحاجة.

المسؤوليات الرئيسية:

• المسؤولية الشاملة عن الحفاظ على معلومات المشروع/البرنامج ومعالجتها ضمن أنظمة ضبط المستندات وإدارة المعلومات الخاصة بالمشروع/البرنامج، وضمان أن أي متخصصي ضبط مستندات يشرف عليهم يحافظون على ذلك.

• قد يعمل كقائد فريق، ويقدم التوجيه الفني لموظفي ضبط المستندات الآخرين.

• يساعد في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات والعمليات، حسب الاقتضاء.

• يضمن تدريب المشاركين في المشروع على التطبيق العملي لأنظمة إدارة المعلومات.

• يشرف على الملف الرئيسي المركزي وملفات المكاتب الميدانية، حسب الاقتضاء، لجميع مستندات السجلات الواردة والصادرة للمشاريع/البرامج.

• يضمن فهرسة جميع مستندات وسجلات المشروع وحفظها وأرشفتها بشكل صحيح وفقاً للإجراءات والمعايير المعمول بها.

• مراجعة ومعالجة مستندات المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والمستندات المقدمة للامتثال الإداري.

• مراقبة وضبط مراجعات المستندات، وضمان توفر أحدث المراجعات لأعضاء فريق المشروع.

• الحفاظ على سجلات مستندات وسجلات المشروع دقيقة ومحدثة، بما في ذلك الإرساليات وإيصالات الاستلام وقوائم التوزيع.

• إدارة نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS)، وضمان استخدامه وفقاً للإجراءات والمعايير المعمول بها.

• تقديم التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع حول استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني وأدوات وأنظمة ضبط المستندات الأخرى.

• ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لضبط المستندات.

• المساعدة في إعداد تقارير وعروض ضبط مستندات المشروع، حسب الحاجة.

• أداء مهام أخرى كما يكلفه مدير المشروع أو كبار الموظفين الآخرين.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 7 سنوات في ضبط المستندات في مجال البناء أو الهندسة أو صناعة ذات صلة.

• معرفة قوية ومثبتة بإجراءات وعمليات وأدوات ضبط المستندات، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).

• يُفضل الاستخدام المتقدم لـ Aconex.

• مهارات ممتازة في التواصل والتنظيم والتحليل.

• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى ومحددة المواعيد النهائية.

• إجادة مجموعة Microsoft Office، وخاصة Word والاستخدام المتقدم لـ Excel.

• يُستحسن الإلمام ببرامج إدارة المشاريع مثل Primavera أو Microsoft Project.