مساعد إداري تنفيذي

بيان الغرض الوظيفي:

المسؤول عن تنظيم ومراقبة والإشراف على الأعمال الإدارية اليومية أو الدورية والمهام المؤسسية لنائب الرئيس - قسم المشتريات وسلسلة التوريد، بما في ذلك تحرير التقارير والتقارير الإحصائية والمسائل ذات الصلة.

المسؤوليات والواجبات:

1. المسؤول عن الوظائف الإدارية وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المعتمدة في الشركة لضمان سير العمل بفعالية في مكتب نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد.

2. مساعدة نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد في جميع المهام اليومية المتعلقة بالرجوع إلى المعلومات الحيوية والحفاظ على السرية عند الحاجة.

3. الحفاظ على الملفات والسجلات الإدارية للقسم وتنظيمها، وضمان تحديث كل ملف وتطبيق سياسات الشركة المتعلقة بحفظ السجلات.

4. إعداد التقارير الشهرية والأسبوعية للقسم، وجداول الحضور والانصراف (TAS) ضمن الإطار الزمني المحدد، والامتثال للمعايير الإدارية والمهام الأخرى المحددة بوقت.

5. الإشراف على جميع المراسلات المؤسسية الرئيسية المتعلقة بالمشتريات وضمان تطبيق مهارات التواصل الفعال والمهني.

6. المشاركة الفعالة في اجتماعات الإشراف الدورية ومراجعات الأداء.

7. التنسيق والإعداد مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد فيما يخص إعداد الميزانية السنوية للقسم كل عام.

8. إجراء الجرد السنوي للأصول الثابتة/الرأسمالية بالتنسيق مع قسم المالية، والمتابعة المنتظمة لأي جرد للوحدات المختلفة داخل قسم المشتريات، والحفاظ على تقارير الأصول الثابتة كاملة.

9. إعداد تقييمات الأداء والتقييمات لموظفي المشتريات بالتعاون مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد.

10. الحفاظ على جميع المواعيد وخطط وترتيبات السفر لنائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد، وضمان التذكير الفعال وفي الوقت المناسب.

11. ترتيب وحضور وتدوين محاضر اجتماعات وإحاطات نائب الرئيس للمشتريات وفقًا للجداول المحددة.

12. أداء المهام الأخرى التي قد تُسند من وقت لآخر من قبل نائب الرئيس للمشتريات.

13. استخدام نظام Legal+ لتحميل ومتابعة عقود المشتريات والاستشارات القانونية.

14. إعداد خطة دمج الموظفين الجدد في قسم المشتريات.

15. المساعدة في إنشاء الطلبات (نماذج تقنية المعلومات، نماذج الموارد البشرية، طلبات الإذن، تذاكر الموارد البشرية وتقنية المعلومات).

16. المشاركة الفعالة وقيادة عملية إعداد ميزانية العام القادم وإصدار المستندات المطلوبة مثل طلبات الإذن، إعادة تخصيص الميزانية، وطلبات الشراء.

17. أداء المهام الأخرى ذات الصلة بالوظيفة كما تُسند.

18. أداء المهام الأخرى المتعلقة بالوظيفة و/أو تشغيل الشركة وفقًا لأنظمة قانون العمل السعودي.

19. الالتزام بسياسات وإجراءات الأمن السيبراني.

20. التعامل مع البيانات والمعلومات وفقًا لمستوى تصنيفها.

21. تجنب انتهاك حقوق أي شخص أو شركة محمية بحقوق النشر أو براءات الاختراع أو أي ملكية فكرية أخرى، أو قوانين أو لوائح مماثلة.

22. الامتثال لمتطلبات الأمن السيبراني المتعلقة بحماية أجهزة المستخدمين، الإنترنت، البرمجيات، الأنظمة، ومتطلبات البريد الإلكتروني.

23. الالتزام بسياسة الاستخدام المقبول واستخدام أصول كاتريون المعلوماتية والتقنية فقط للأغراض التجارية.

24. الحصول على التصريح المطلوب من قسم الأمن أو صاحب السلطة في كاتريون قبل استضافة الزوار في المواقع الحساسة المحددة للشركة.

25. الإبلاغ عن حوادث الأمن السيبراني.