بخصوص الوظيفة
نبحث عن سكرتير تنفيذي محترف، منظم تنظيماً جيداً، ويهتم بالتفاصيل لتقديم دعم إداري وسكرتاري مباشر للرئيس التنفيذي لشركة الجمعية للإطارات. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تواصل ممتازة، وحضور مهني لائق، والقدرة على تحمل المسؤوليات بشكل مستقل مع الحفاظ على أعلى معايير السرية والمهنية.
المسؤوليات الرئيسية
- تقديم دعم سكرتاري وإداري شامل للرئيس التنفيذي.
- إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد، وتنظيم الارتباطات التجارية.
- إعداد ومراجعة وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمراسلات وغيرها من الوثائق التجارية.
- التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة باحترافية، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات التجارية.
- تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر عند الحاجة ومتابعة بنود العمل.
- الحفاظ على سجلات وملفات ووثائق سرية دقيقة.
- ترتيب أولويات المهام وإدارة المواعيد النهائية واتخاذ قرارات يومية سليمة في نطاق الدور.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين وشركاء الأعمال نيابة عن الرئيس التنفيذي.
- توقع الاحتياجات الإدارية والتعامل مع المواقف غير المتوقعة بهدوء وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
المتطلبات
- 3-4 سنوات من الخبرة ذات الصلة في الأدوار السكرتارية التنفيذية أو مساعد تنفيذي أو دعم إداري رفيع المستوى.
- إتقان ممتاز للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
- إجادة قوية لبرامج مايكروسوفت أوفيس، لا سيما Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
- خبرة مثبتة في إعداد التقارير والمراسلات التجارية وتنسيق الاجتماعات وإدارة الجداول الزمنية.
- مهارات تواصل وتعامل شخصي ممتازة، مع حضور مهني لائق.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام استثنائي بالتفاصيل.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وإبداء حكم سليم واتخاذ القرارات ضمن المسؤوليات الموكلة.
- شخصية هادئة ورزينة وكثومة وموثوقة.
- معايير عالية من السرية والمهنية والنزاهة.
