1. إدارة السفر
- تنسيق جميع ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والتأشيرات واستئجار السيارات والتنقلات.
- إدارة حجوزات الفنادق وقيادة مفاوضات العقود السنوية مع شركاء الفنادق المختارين.
- إعداد خطابات الدعوة ودعم معالجة التأشيرات للموظفين والزوار.
- الإشراف على سير عمل الموافقات على السفر وضمان إكمال النماذج المطلوبة بدقة.
- تقديم تدريب على سياسة السفر والأمن خلال برنامج تعريف الموظفين الجدد.
- تقديم التوجيه والمتابعة فيما يتعلق بمتطلبات التطعيمات للسفر التجاري.
2. إدارة الفعاليات والاجتماعات
- تنسيق الخدمات اللوجستية للفعاليات والاجتماعات، بما في ذلك حجز الأماكن وتجهيز قاعات الاجتماعات (مع المعدات).
- إعداد وإدارة قوائم المشاركين وترتيبات التموين والهدايا والنقل.
- إدارة جميع الاتصالات المتعلقة بالفعاليات والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
3. الدعم الإداري والمكتبي
- تقديم الدعم الإداري العام لمكتب أفياجن العربية.
- المساعدة في إعداد المستندات والأرشفة والمراسلات والتنسيق المكتبي العام حسب الحاجة.
4. إدارة تأشيرات الموظفين وتصاريح العمل
- تنسيق إصدار وتجديد ونقل وإلغاء الإقامات.
- إدارة معالجة التأشيرات من البداية إلى النهاية للموظفين الجدد، بما في ذلك تأشيرات العمل والفحوصات الطبية ووثائق الالتحاق بالعمل.
- مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية التأشيرات والإقامات وضمان التجديد في الوقت المناسب.
- معالجة تأشيرات الخروج والعودة ووثائق الخروج النهائي عبر البوابات الحكومية ذات الصلة.
5. إدارة البوابات الحكومية
- الحفاظ على سجلات دقيقة وتحديثها على منصات مثل:
- أبشر
- قوى
- مقيم
- التأمينات الاجتماعية (GOSI)
- مدد
- الغرفة التجارية
- بوابات وزارة العمل
- ضمان دقة البيانات والمعالجة في الوقت المناسب والامتثال الكامل للوائح الحكومية.
6. الامتثال التنظيمي ودعم الموارد البشرية
- ضمان الامتثال لقانون العمل السعودي وسياسات الهجرة ومتطلبات السعودة.
- دعم الموارد البشرية في إعداد الوثائق للتدقيقات والتفتيشات والتقارير القانونية.
- إبقاء الموارد البشرية على اطلاع بالتحديثات التنظيمية والآثار التنظيمية.
- المساعدة في مبادرات نطاقات وتوطين القوى العاملة.
7. العلاقات الحكومية والتمثيل
- تمثيل الشركة في التعاملات مع الجهات الحكومية، بما في ذلك:
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- مكتب الجوازات
- وزارة الداخلية
- الغرفة التجارية
- البلديات والجهات الأخرى ذات الصلة
- بناء والحفاظ على علاقات قوية لتسهيل المعالجة في الوقت المناسب لطلبات الموظفين والشركة.
8. الدعم الإداري للموظفين والموارد البشرية
- تقديم التوجيه للموظفين بشأن المسائل المتعلقة بالحكومة (مثل مشاكل الإقامة والتأشيرات والكفالة).
- مساعدة الموارد البشرية في إصدار خطابات التوظيف والشهادات والمستندات التي تتطلب تصديقاً حكومياً.
- دعم عمليات الالتحاق والخروج المتعلقة بالموافقات الحكومية.
الخبرة المحددة:
- دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.
- 4-7 سنوات من الخبرة في العلاقات الحكومية داخل المملكة العربية السعودية (يفضل في بيئة متعددة الجنسيات).
- خبرة قوية في استخدام أنظمة الحكومة الإلكترونية السعودية.
الكفاءات والمهارات والصفات:
- إعداد التقارير: تسجيل وإعداد تقارير وتحليل المعلومات المالية
- التواصل: تواصل فعال مع الرؤساء والمرؤوسين بالإضافة إلى مهارات قوية في التواصل الكتابي
- حل المشكلات: تحليل الأداء السابق والحالي والتوصية بأهداف لتحسين عمليات العمل
- القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات
- القدرة على تعدد المهام والتحليل وتحديد الفروقات
- معرفة قوية بقانون العمل السعودي ولوائح الهجرة ومتطلبات السعودة.
- إجادة جميع المنصات الحكومية ذات الصلة (أبشر، قوى، مقيم، التأمينات الاجتماعية، مدد).
- مهارات تنظيمية وتنسيقية وتوثيقية ممتازة.
- مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
- القدرة على إدارة المعلومات السرية بنزاهة ومهنية.
- التركيز على العملاء والقدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.
- اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
- المظهر المهني ومهارات التعامل مع الآخرين الممتازة.
- المبادرة والموثوقية والتوجه نحو الخدمة.
- اللغة: إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية
