مدير مكتب الاستقبال

"تقديم التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

• تقديم خدمة احترافية وودودة وجذابة باستمرار
• قيادة وإدارة جميع جوانب قسم مكتب الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
• تعظيم إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائدات وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة الإيرادات المتفق عليها ودعمها
• التعامل مع مخاوف الضيوف والاستجابة بسرعة، مع تسجيلها وإخطار الجهات المناسبة
• عقد اجتماعات قسم مجدولة بانتظام
• إدارة ميزانية القسم
• الموازنة بين الاحتياجات التشغيلية والإدارية واحتياجات الزملاء
• مساعدة الضيوف فيما يتعلق بمرافق الفندق بطريقة مفيدة وغنية بالمعلومات
• اتباع سياسات القسم وإجراءاته ومعايير خدمته
• اتباع جميع سياسات السلامة
• مهام أخرى يتم تكليفها
• الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد بالزي الرسمي الكامل ومجهزًا بالأدوات وجميع المعدات اللازمة للخدمة.
• مراجعة حالات الوصول المتوقعة لليوم الحالي والتحقق من جميع حجوزات كبار الشخصيات وطلبات الاحتياجات الخاصة لضمان تسجيلها مسبقًا وحجزها بشكل صحيح وإخطار الإدارات الأخرى بتخصيص الغرف.
• مراجعة توفر الغرف والتحقق من حالة المغادرين على أساس يومي.
• نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى وكلاء مكتب الاستقبال ومشرف الوردية التالي ومساعد مدير مكتب الاستقبال وجميع المناطق ذات الصلة في قسم الغرف.
• الإشراف على وكلاء مكتب الاستقبال وتدريبهم وإرشادهم لضمان التسلسل الصحيح للأحداث لتسجيل وصول ومغادرة الضيوف بشكل سليم.
• تخصيص فترات الراحة والمهام المحددة المتعلقة بالائتمان والعناوين المفقودة وطباعة بطاقات التسجيل وتسجيل الضيوف وإصدار المفاتيح وإنشاء حزم تسجيل الوصول وترحيل الرسوم والنظافة العامة وتنظيم مكتب الاستقبال.
• إدارة مستويات التوظيف مع تقلب نسبة الإشغال.
• الأولوية القصوى هي قيادة المعايير أثناء التواجد في الصالة مع وكلاء مكتب الاستقبال.
• عند مراقبة الموظفين، ضمان تسجيل وصول ومغادرة الضيوف وخدمة الهاتف بكفاءة. وضمان إتمام واجباتهم وفقًا للسياسات والإجراءات والمعايير المعمول بها.
• التعامل مع أي تحديات قد تنشأ من الضيوف.
• حل أي فرص لتحسين تجربة الضيوف لضمان رضا الضيوف التام. ثم استخدام الفرصة كأداة تدريب لوكلاء مكتب الاستقبال حتى لا تتكرر المشكلة.
• خلق بيئة ترحيبية لجميع الضيوف والرواد؛ وضمان أن يتم الترحيب بجميع الضيوف أثناء تواجدهم في اللوبي سواء شفهيًا أو بصريًا. قبول طلبات الضيوف فيما يتعلق بالتعامل مع الأمتعة وتخزينها وتوصيل الأغراض. الحفاظ على جميع سجلات الدوام، وإبقائها دقيقة ومحدثة ومنظمة.
• حل مخاوف الضيوف والموظفين بسرعة وبطريقة مفيدة لجميع الأطراف المعنية.
• عقد اجتماعات ما قبل الوردية يوميًا.
• المشاركة في التدريب المستمر للموظفين لتحسين الأداء المستمر. تقدير الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع الانضباط وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية.
• فحص زي الموظفين ومناطق القسم التشغيلية للتأكد من النظافة والتنظيم، وتصحيح ذلك عند الضرورة وإيصال توقعات هذه المناطق إلى الموظفين.
• قبول الدفع لحسابات الضيوف في وقت تسجيل الوصول وعند المغادرة.
• الحفاظ على صندوق نقدية للفندق وإيداع وتقديم تقرير دقيق عن الإيرادات يوميًا.
• صرف الشيكات وتحويل العملات للضيوف.
• الحفاظ على سجل يومي لجميع فرص تحسين تجربة الضيوف مع خطوات الإجراء التصحيحي.
• متابعة أي مواقف لم يتم حلها في الوقت المناسب ونقل المعلومات المناسبة إلى المديرين الآخرين للتعامل معها.
• عند الضرورة، المساهمة بنشاط في التشغيل الناجح للمنتجع من خلال وضع علامات على أمتعة الضيوف والتعامل معها و/أو تخزينها أو توصيل أغراض الضيوف عند الطلب.
• دعم موظفي حمل الأمتعة والباب والانتظار والكونسيرج حسب الحاجة.

الجنسية السعودية إلزامية

• درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمدير مكتب استقبال أو في دور إشرافي مماثل.
• مهارات ممتازة في التواصل والقيادة.
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات تعدد المهام.
• الإلمام ببرامج إدارة الفنادق.
• خبرة سابقة في العمل مع نظام Opera أو نظام ذي صلة.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية."