سكرتير

سكرتير - الملف الوظيفي

المسمى الوظيفي: سكرتير

القسم: الموارد البشرية / الإدارة

يتبع لـ: فريق الموارد البشرية / المدراء التنفيذيين للشركة

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال و/أو دبلوم في الدراسات السكرتارية، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة تقويم المدراء التنفيذيين، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والتذكيرات، بما في ذلك ترتيبات التأشيرات اللازمة مثل شنغن، والمملكة المتحدة، والولايات المتحدة، ودول أخرى.

• الحفاظ على ملفات الموظفين، بما في ذلك الرواتب، والقروض الشخصية، ومستحقات الإجازات، والتسوية النهائية، والتأمين الصحي وتأمين المركبات.

• إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمستندات التجارية الأخرى.

• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية ومتابعة بنود العمل.

• التعامل مع المراسلات، والبريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والزوار باحترافية.

• الحفاظ على المعلومات السرية والحساسة للشركة.

• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية.

• إعداد مواد الاجتماعات وضمان حصول المدراء التنفيذيين على المعلومات المطلوبة مسبقاً.

• التنسيق مع الأقسام، والعملاء، والموردين، والجهات الحكومية (التأمينات الاجتماعية، ووزارة الداخلية، ووزارة العمل، وغيرها)، عند الحاجة.

• ترتيب السفر المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمواصلات، وبرامج الرحلات للموظفين.

• أداء المهام الإدارية العامة ومهام دعم المكتب كما يُكلَّف.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية.

• إجادة قوية لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Word وExcel وPowerPoint وOutlook.