"مساعد تنفيذي أول"

• يلعب المساعد التنفيذي الأول دورًا محوريًا في الإشراف على فرق المشاريع ووحدات الأعمال وتمكين فعالية عملها. يتحمل المساعد التنفيذي الأول مسؤولية إنشاء عمليات إدارية قوية، والإشراف على الموظفين، وتنسيق الخدمات لتعزيز الكفاءة التشغيلية. يُعد هذا الدور جزءًا لا يتجزأ من التنفيذ الناجح للمشاريع، ويتطلب مهارات قيادية وتنظيمية وتواصلية قوية.

مدة المشروع: 5 أشهر

المسؤوليات

• قيادة وإدارة وظائف الدعم الإداري، وضمان عمليات فعالة وكفؤة في جميع أنحاء القسم.

• تنسيق عمليات المكاتب والمرافق وخدمات الدعم، بما في ذلك متطلبات المساحات المكتبية والصيانة.

• الإشراف على التحكم في المستندات وإدارة السجلات وحوكمة المعلومات، مع الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة.

• دعم تنسيق الفريق وإدارة الاجتماعات والجدولة، وضمان لوجستيات سلسة لجميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع.

• ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها وحوكمتها الإدارية، والحفاظ على بيئة عمل مهنية وأخلاقية.

• تنسيق أنشطة التعيين والدعم الإداري للموظفين، وتوفير تجربة سلسة ومرحبة للموظفين الجدد.

• الحفاظ على أنظمة إعداد التقارير والتتبع والحفظ، وضمان سجلات إدارية دقيقة ومحدثة.

• قيادة مبادرات التحسين المستمر، وتحديد وتنفيذ تحسينات العمليات لتعزيز الكفاءة الإدارية.

• تسهيل التنسيق والتواصل عبر الأقسام، وتعزيز بيئة تعاونية بين فرق المشروع وأصحاب المصلحة.

• تقديم دعم إداري دقيق وفي الوقت المناسب لعمليات المشروع والأعمال، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

• خبرة تزيد عن 10 سنوات في قيادة العمليات الإدارية وإدارة المكاتب ووظائف الدعم في بيئة مشاريع كبيرة أو بيئة مؤسسية.

• خبرة في تقديم القيادة الإدارية والتنسيق ضمن بيئات المشاريع المعقدة، خاصة في مجال البنية التحتية أو البناء أو المشاريع الضخمة.

• كفاءة عالية في استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وأنظمة الإدارة الإدارية، مع القدرة على تعلم البرامج الجديدة بسرعة.

• مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي، مع القدرة على التواصل وبناء علاقات قوية مع أصحاب المصلحة.

• سجل حافل في إدارة الأولويات والمواعيد النهائية المتعددة، مع إظهار مهارات تنظيمية ومهارات إدارة وقت قوية.

• قدرات قيادية وإشرافية على الفريق، مع القدرة على تحفيز وتوجيه الموظفين الإداريين.

• معرفة بممارسات إدارة السجلات والتحكم في المستندات والحوكمة الإدارية، وضمان الامتثال للمعايير.

• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

• مهارات قوية في حل المشكلات ونهج استباقي لتحسين العمليات، وتحديد وتنفيذ حلول فعالة.

• خبرة في تطوير وتنفيذ عمليات وإجراءات إدارية فعالة، ودفع عجلة التميز التشغيلي.