مساعد إداري

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.

ملخص الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والتنسيقي لإدارتي المبيعات والتجارة مع إدارة أنشطة التحكم في المستندات لضمان كفاءة العمليات ودقة إدارة السجلات.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق الاجتماعات، والجداول الزمنية، وترتيبات السفر، وجداول الأقسام.
• إعداد وصيانة المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات.
• إدارة التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة وسجلات دقيقة للأقسام.
• تنفيذ أنشطة التحكم في المستندات، بما في ذلك تسجيل المستندات، وتتبعها، وتوزيعها، وأرشفتها، والتحكم في الإصدارات.
• متابعة بنود العمل، والموافقات، ومتابعة مخرجات الأقسام.
• إعداد التقارير الدورية، ولوحات المعلومات، وتحديثات الإدارة.
• دعم أنشطة المشتريات، ومعالجة الفواتير، والمهام الإدارية الأخرى.
• ضمان السرية والامتثال لسياسات الشركة وإجراءات إدارة المستندات.