مساعد إداري

وصف الوظيفة:

نبحث عن مساعد إداري لقسم المشتريات للتعامل مع التنسيق الإداري والخدمات اللوجستية المتعلقة بعمليات الشراء والاستيراد، وضمان اكتمال المستندات والشحنات وفقًا للمتطلبات التنظيمية. يتضمن هذا الدور أيضًا إعداد التقارير الدورية والتواصل مع الموردين وشركات الشحن.

المسؤوليات:

• التنسيق والمتابعة مع الموردين وشركات الشحن بخصوص الطلبات المعلقة والشحنات الواردة.
• ضمان اكتمال ودقة المستندات المطلوبة واستلامها قبل وصول الشحنة.
• مراجعة ومطابقة الفواتير التجارية النهائية مع الفواتير الأولية.
• استلام وحفظ إشعارات وصول الشحنات المتعلقة بالشحنات.
• إرسال طلبات الدفع والموافقات البنكية للموردين بالتنسيق مع قسم المالية.
• إعداد وتحديث التقارير اليومية والأسبوعية المتعلقة بالطلبات والشحنات، ومتابعة أي اختلافات أو ملاحظات.
• تتبع حركة الشحنات وتحديث بيانات الشحن (ETD/ETA وأرقام التتبع).
• إرسال البيانات اللوجستية الخاصة بالموردين وفقًا للمتطلبات والتحديثات.
• مراقبة عمليات الإلغاء أو تعديل شروط التوريد وإخطار الإدارة المعنية.
• إنشاء ومتابعة طلبات فتح موردين جدد في نظام SAP حتى اكتمال الإجراءات.
• ترجمة الفواتير وبيانات المنتجات ومكونات التغليف.
• مراقبة المتطلبات المالية المتعلقة بعمليات الشراء والاستيراد.
• مراجعة البيانات ومكونات المنتجات والتأكد من مطابقتها لمتطلبات SASO وGSO وSFDA.
• التنسيق مع الموردين لتعديل البيانات على الملصقات أو مواد التغليف حسب الحاجة.
• إعداد وتحديث قواعد بيانات التوريدات المسجلة لدى SFDA وربطها ببيانات SAP.
• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة بطبيعة العمل.