الغرض
يقدم قسم إدارة الموارد البشرية والدعم التنفيذي دعمًا إداريًا على المستوى التنفيذي ودعمًا احترافيًا لعمليات الموارد البشرية للمنظمة تحت إشراف مدير الموارد البشرية. يضمن هذا الدور التنسيق الفعال للأنشطة التنفيذية وأنشطة الموارد البشرية مع دعم العمليات الأساسية للموارد البشرية، والامتثال، وإدارة دورة حياة الموظف.
الطبيعة والنطاق
يتبع هذا الدور مباشرة لمدير الموارد البشرية ويعمل بشكل وثيق مع الرئيس التنفيذي وفريق القيادة لدعم التنسيق التنفيذي والأنشطة التشغيلية للموارد البشرية. يدعم الإدارة التنفيذية اليومية، وعمليات الموارد البشرية، والوثائق المتعلقة بمجلس الإدارة حسب التكليف.
يعمل هذا المنصب كنقطة تنسيق إدارية ورئيسية للموارد البشرية للموظفين والإدارة والأطراف الخارجية ذات الصلة، مما يضمن السرية والامتثال لقانون العمل السعودي والمواءمة مع سياسات وإجراءات الموارد البشرية للشركة.
المسؤوليات الرئيسية:
الدعم التنفيذي والإداري
- تقديم الدعم الإداري للأنشطة التنفيذية حسب تكليف مدير الموارد البشرية.
- تنسيق التقويمات والاجتماعات وترتيبات السفر والمراسلات التي تشمل الإدارة العليا.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات وعناصر المتابعة لاجتماعات القيادة ومجلس الإدارة.
- دعم وثائق مجلس الإدارة والحوكمة وحفظ السجلات وأنشطة الامتثال.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بسرية واحترافية.
دعم أخصائي الموارد البشرية ودورة حياة الموظف
- دعم أنشطة دورة حياة الموظف الشاملة بما في ذلك التعيين، وفترة الاختبار، والتثبيت، والنقل، وإنهاء الخدمة.
- الحفاظ على ملفات الموظفين وسجلات الموارد البشرية وأنظمة الموارد البشرية دقيقة ومحدثة.
- إعداد وثائق الموارد البشرية بما في ذلك عقود العمل وخطابات العرض وخطابات الموارد البشرية والشهادات والتحقق من التوظيف.
- تنسيق لوجستيات التوظيف مثل جدولة المقابلات والتواصل مع المرشحين وترتيبات التعيين.
- دعم دورات إدارة الأداء من خلال تنسيق المراجعات والتوثيق والمتابعات.
- المساعدة في طرح وإدارة سياسات وإجراءات الموارد البشرية وتحديثات دليل الموظف.
دعم عمليات الموارد البشرية والامتثال
- دعم الامتثال لقانون العمل السعودي وسياسات الشركة وإجراءات الموارد البشرية الداخلية.
- تنسيق إدارة الإجازات وتتبع الحضور وإعداد التقارير التشغيلية للموارد البشرية.
- المساعدة في إدارة المزايا والتنسيق مع مقدمي خدمات الموارد البشرية الخارجيين عند الاقتضاء.
- دعم عمليات تدقيق الموارد البشرية وطلبات البيانات.
- العمل كنقطة اتصال أولى للاستفسارات الإدارية للموظفين المتعلقة بالموارد البشرية ورفع المشكلات إلى مدير الموارد البشرية حسب الحاجة.
تنسيق المشاريع والمكتب
- دعم المبادرات التي تقودها الموارد البشرية ومشاريع الموارد البشرية والمهام الخاصة.
- تنسيق لوجستيات تدريب الموارد البشرية وبرامج تطوير الموظفين وفعاليات الموارد البشرية.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة والتحكم في الوثائق.
- المساهمة في التحسين المستمر لعمليات الموارد البشرية الإدارية والمكتبية.
