ملخص الوظيفة: أخصائي دعم مكتب إداري – العمليات مسؤول عن تقديم دعم إداري وتشغيلي شامل لعدة أقسام. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، واهتمامًا بالتفاصيل، وقدرات تواصل قوية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل عن بُعد سريعة الوتيرة. المرشح المثالي لديه دافع ذاتي، وموثوق، واسع الحيلة، وقادر على الحفاظ على معايير عالية من الاحترافية أثناء دعم المديرين التنفيذيين والمديرين والفرق متعددة الوظائف في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.
المسؤوليات الرئيسية
الدعم الإداري
- تقديم مساعدة إدارية شاملة لمديري العمليات وفرق القيادة.
- إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، والمؤتمرات الافتراضية عبر مناطق زمنية متعددة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة بنود العمل الموكلة.
- تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الرقمية وضمان إدارة دقيقة للمستندات.
- صياغة وتحرير وتدقيق وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمراسلات والمستندات التشغيلية.
- التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وحرص.
تنسيق العمليات
- دعم الأنشطة التشغيلية اليومية والمساعدة في تحسين كفاءة سير العمل.
- تنسيق التواصل الداخلي بين الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- مراقبة المهام التشغيلية وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في تنسيق المشاريع وتتبع التقدم.
- الحفاظ على السجلات التشغيلية وتحديث قواعد البيانات الداخلية.
- إعداد التقارير التشغيلية وملخصات الأداء للإدارة.
التواصل ودعم العملاء
- الرد بسرعة واحترافية على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاتصالات الداخلية.
- العمل كنقطة الاتصال الأولى للاستفسارات الإدارية.
- تنسيق التواصل مع الموردين والمتعاقدين والعملاء وشركاء الأعمال.
- دعم communications العملاء وأصحاب المصلحة عند الحاجة.
- ضمان الحفاظ على معايير تواصل احترافية ومتسقة.
التوثيق وإدارة السجلات
- إنشاء وتحديث وصيانة وثائق الشركة.
- تنظيم السجلات الرقمية لسهولة الاسترجاع والامتثال.
- الحفاظ على سجلات تشغيلية دقيقة وتقارير وسجلات إدارية.
- ضمان التحكم في إصدارات المستندات والالتزام بإجراءات الشركة.
الجدولة والتنسيق
- تنسيق الاجتماعات الافتراضية والندوات عبر الإنترنت والفعاليات الداخلية.
- ترتيب خطط السفر وبرامج الرحلات والإقامة عند الحاجة.
- إدارة التقويمات المشتركة وحل تعارضات الجدولة بكفاءة.
- تنسيق جداول الإعداد والدعم الإداري للموظفين الجدد.
إدارة البيانات وإعداد التقارير
- جمع البيانات التشغيلية والتحقق منها وإدخالها بدقة.
- إنشاء تقارير إدارية أسبوعية وشهرية.
- المساعدة في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وإعداد تقارير الأداء التشغيلي.
- تحليل العمليات الإدارية والتوصية بالتحسينات.
تحسين العمليات
- تحديد الفرص لتبسيط سير العمل الإداري.
- دعم تنفيذ الإجراءات التشغيلية الجديدة.
- المساعدة في توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
- تعزيز الكفاءة من خلال الاستخدام الفعال لأدوات التعاون الرقمية.
المؤهلات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الدعم الإداري أو إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات أو المساعدة التنفيذية.
- يُفضّل الخبرة في العمل ضمن بيئة فريق عن بُعد أو موزّع.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية باللغة الإنجليزية. يُعد إتقان اللغة العربية ميزة إضافية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- قدرات تحليلية قوية على حل المشكلات.
- القدرة على ترتيب الأولويات والعمل باستقلالية مع الحد الأدنى من الإشراف.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.
المهارات التقنية
- حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
- Google Workspace (Docs، Sheets، Slides، Drive، Calendar)
- Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet
- منصات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello أو Monday.com أو ClickUp أو ما شابهها
- Slack ومنصات التواصل الأخرى في مكان العمل
- أنظمة إدارة المستندات السحابية
- أدوات إدخال البيانات وإعداد التقارير
المؤهلات المفضلة
- خبرة في دعم القيادة التنفيذية أو فرق العمليات.
- الإلمام بتقنيات التعاون عن بُعد.
- معرفة بأفضل ممارسات إدارة المكاتب.
- خبرة في العمل ضمن منظمات متعددة الثقافات أو دولية.
- تُعد المعرفة الأساسية بإدارة المشاريع أو الشهادات ذات الصلة ميزة إضافية.
الكفاءات الأساسية
- التنظيم والتخطيط
- إدارة الوقت
- التواصل
- التعاون ضمن الفريق
- التفكير النقدي
- القدرة على التكيف
- الاحترافية
- المساءلة
- المبادرة
- السرية
- التوجه نحو خدمة العملاء
- الاهتمام بالتفاصيل
توقعات الأداء
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الدعم الإداري أو إدارة المكاتب أو تنسيق العمليات أو المساعدة التنفيذية.
- يُفضّل الخبرة في العمل ضمن بيئة فريق عن بُعد أو موزّع.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية باللغة الإنجليزية. يُعد إتقان اللغة العربية ميزة إضافية.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية.
- قدرات تحليلية قوية على حل المشكلات.
- القدرة على ترتيب الأولويات والعمل باستقلالية مع الحد الأدنى من الإشراف.
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة.
المهارات التقنية
- حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
- Google Workspace (Docs، Sheets، Slides، Drive، Calendar)
- Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet
- منصات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello أو Monday.com أو ClickUp أو ما شابهها
- Slack ومنصات التواصل الأخرى في مكان العمل
- أنظمة إدارة المستندات السحابية
- أدوات إدخال البيانات وإعداد التقارير
المؤهلات المفضلة
- خبرة في دعم القيادة التنفيذية أو فرق العمليات.
- الإلمام بتقنيات التعاون عن بُعد.
- معرفة بأفضل ممارسات إدارة المكاتب.
- خبرة في العمل ضمن منظمات متعددة الثقافات أو دولية.
- تُعد المعرفة الأساسية بإدارة المشاريع أو الشهادات ذات الصلة ميزة إضافية.
الكفاءات الأساسية
- التنظيم والتخطيط
- إدارة الوقت
- التواصل
- التعاون ضمن الفريق
- التفكير النقدي
- القدرة على التكيف
- الاحترافية
- المساءلة
- المبادرة
- السرية
- التوجه نحو خدمة العملاء
- الاهتمام بالتفاصيل
