ملخص الوظيفة
- سيشرف نائب مدير العمليات على العمليات الشاملة لمركز طلبات التأشيرة (VAC)، مما يضمن الجودة وتوفير التكاليف والامتثال والأداء الأمثل للموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن الدور تنفيذ عمليات طرح جديدة وتغييرات لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
المسؤوليات الرئيسية
الإدارة الإدارية والتشغيلية
- الإشراف على جميع الوظائف الإدارية والتشغيلية اليومية لمركز طلبات التأشيرة (VAC)، بما في ذلك التحقق من المستندات والتعامل مع النقد وتسجيل البيانات وتسليم جوازات السفر.
- ضمان الامتثال لاتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، مع الالتزام بمبادئ وسياسات وإجراءات VFS Global.
- مراقبة وتتبع الأخطاء الداخلية لتقليل الغرامات وتنفيذ تدابير تصحيحية لضمان الدقة في طلبات التأشيرة.
ضمان الجودة وتحسين العمليات
- إجراء عمليات تدقيق منتظمة وبدء تغييرات في العمليات لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
- إجراء فحوصات الجودة لتحديد وتصحيح المعلومات غير الصحيحة أو غير المكتملة، مما يضمن سلامة جميع طلبات التأشيرة.
- تطوير استراتيجيات مبتكرة لتعزيز الإنتاجية والفعالية من حيث التكلفة، مما يعزز في النهاية رضا العملاء.
دعم العملاء
- معالجة تصعيدات المتقدمين والعملاء بفعالية، وتقديم الدعم للموظفين والتعاون مع وظائف الدعم لحل الاستفسارات.
- إدارة تقديم الخدمات ذات القيمة المضافة (VAS) والسعي لتحقيق أهداف VAS، مع ضمان الحفاظ على مركز طلبات التأشيرة على معايير عالية من الإنتاجية والأمن (سواء المادي أو أمن البيانات) وتخطيط التعاقب الوظيفي.
البيئة والمجتمع والحوكمة
- تعزيز الاستخدام الرشيد للموارد الطبيعية.
- الالتزام بسياسات وأهداف ومبادئ توجيهية المنظمة المتعلقة بالبيئة والصحة والسلامة
التعليم: درجة جامعية أو ما يعادلها عالميًا
الخبرة - خبرة لا تقل عن 2-5 سنوات في خدمة العملاء ويفضل في قطاع الخدمات أو الضيافة. مهارات التواصل اللفظي القوية باللغة اليابانية مطلوبة لهذا المنصب بمستوى N1-N2.
المهارات:
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات.
- مهارات تواصل لفظي قوية باللغة اليابانية مطلوبة لهذا المنصب.
- مهارات ممتازة في خدمة العملاء مع نهج صبور ومتعاطف.
- قدرات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
- إجادة استخدام الحاسوب وبرامج المكتب القياسية.
