ملخص الوظيفة
- سيشرف نائب مدير العمليات على العمليات الشاملة لمركز تقديم طلبات التأشيرة (VAC)، مع ضمان الجودة، وخفض التكاليف، والامتثال، والأداء الأمثل للموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن الدور تنفيذ عمليات طرح جديدة وتغييرات لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
المسؤوليات الرئيسية
الإدارة الإدارية والتشغيلية
- الإشراف على جميع الوظائف الإدارية والتشغيلية اليومية لمركز تقديم طلبات التأشيرة (VAC)، بما في ذلك التحقق من المستندات، والتعامل مع النقد، وتسجيل البيانات، وتسليم جوازات السفر.
- ضمان الامتثال لاتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، مع الالتزام بمبادئ وسياسات وإجراءات VFS Global.
- مراقبة وتتبع الأخطاء الداخلية لتقليل العقوبات وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لضمان الدقة في طلبات التأشيرة.
ضمان الجودة وتحسين العمليات
- إجراء عمليات تدقيق منتظمة وبدء تغييرات في العمليات لتعزيز الكفاءة التشغيلية.
- إجراء فحوصات الجودة لتحديد وتصحيح المعلومات غير الصحيحة أو غير المكتملة، وضمان سلامة جميع طلبات التأشيرة.
- تطوير استراتيجيات مبتكرة لتعزيز الإنتاجية وفعالية التكلفة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين رضا العملاء.
دعم العملاء
- معالجة تصعيدات مقدمي الطلبات والعملاء بشكل فعال، وتقديم الدعم للموظفين، والتعاون مع وظائف الدعم لحل الاستفسارات.
- إدارة تقديم الخدمات ذات القيمة المضافة (VAS) والسعي لتحقيق أهدافها، مع ضمان الحفاظ على معايير عالية من الإنتاجية والأمن (المادي والبيانات) والتخطيط للتعاقب الوظيفي في المركز.
البيئة والمجتمع والحوكمة
- تعزيز الاستخدام الرشيد للموارد الطبيعية.
- الالتزام بسياسات وأهداف وإرشادات المنظمة المتعلقة بالبيئة والصحة والسلامة.
المؤهلات التعليمية: درجة البكالوريوس أو ما يعادلها عالمياً.
الخبرة: خبرة لا تقل عن 2 إلى 5 سنوات في خدمات العملاء، ويفضل أن تكون في قطاع الخدمات أو الضيافة.
المهارات:
- اهتمام استثنائي بالتفاصيل ودقة في إدخال البيانات.
- مهارات قوية في التواصل اللفظي باللغة اليابانية مرغوبة لهذا المنصب.
- مهارات ممتازة في خدمة العملاء مع نهج صبور ومتعاطف.
- قدرات تنظيمية قوية وإدارة للوقت.
- إجادة استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج المكاتب القياسية.
