مدير الوثائق

إدارة استلام وتوزيع وتتبع وأرشفة جميع مستندات المشروع، بما في ذلك الرسومات والإرساليات الفنية وطلبات التفتيش والمراسلات والتقارير.

ضمان حفظ المستندات بشكل صحيح مع التحكم في الإصدارات، وإزالة المستندات القديمة وفقًا لإجراءات الشركة.

الحفاظ على سجل محدث لجميع المستندات الواردة والصادرة، وضمان تقديمها في الوقت المناسب للاستشاريين والعملاء والجهات الرسمية.

التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين من الباطن لضمان تدفق المستندات بشكل صحيح والامتثال للمتطلبات.

إعداد خطابات الإرسال، والاحتفاظ بسجلات الإرساليات والموافقات، وإعداد تقارير دورية.

ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في مستندات المشروع ومعايير ISO.

المساعدة في إعداد مستندات تسليم المشروع والتقديم النهائي.

إدارة أنظمة ومنصات الحفظ الإلكتروني (إن وجدت).

التنسيق مع فرق المشروع والتخطيط ومراقبة الجودة/ضمان الجودة والإدارات التجارية.

جمع ومراجعة وتوحيد سجلات أوقات العمل اليومية/الأسبوعية/الشهرية لموظفي المشروع.

تتبع ساعات العمل والعمل الإضافي والإجازات والغياب وفقًا لسياسة الشركة، والحفاظ على سجلات أوقات العمل والتقارير لأغراض التدقيق ومراقبة تكاليف المشروع.

دعم فرق الموقع في طباعة وتوزيع وتحديث الرسومات والمستندات حسب الحاجة.

الحفاظ على سجلات مخزون المكتب والمشروع، بما في ذلك القرطاسية والأدوات ومعدات الحماية الشخصية والمعدات.

تتبع إصدار العناصر واسترجاعها، وضمان المساءلة والتوثيق السليم.

الحفاظ على سجل زوار الموقع محدثًا للسجلات.

تقديم الدعم الإداري العام لفرق المشروع والمكتب الرئيسي حسب الحاجة.

مسؤوليات إضافية يتم تكليفها من قبل المدير المباشر.

من 4 إلى 8 سنوات من الخبرة في المملكة العربية السعودية، ويفضل أن يكون ذلك في مشاريع بناء الفلل والسكنية.

الخبرة السابقة مع مقاول رئيسي ضرورية.

معرفة قوية بإجراءات التحكم في المستندات وإدارة الملفات وسير عمل مستندات البناء.

إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك)، وأدوات PDF، و/أو منصات المستندات الأخرى.

الإلمام بمعايير ومتطلبات التقديم للجهات المحلية (البلدية، إلخ).

مهارات تنظيمية واتصالية ممتازة.

القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة.