نظرة عامة على الدور:
- يُعد دور المساعد الإداري بالغ الأهمية في توفير وظائف إدارية وتنسيقية ودعم منظم عبر مرافق إدارة دعم التجزئة (RSD) وأنشطة المشاريع داخل المملكة العربية السعودية. يتضمن هذا المنصب الحفاظ على سجلات ومتتبعات دقيقة، ودعم عمليات الشراء، ومراقبة العقود والتجديدات النظامية. يُعد هذا الدور ضرورياً لضمان المتابعة الفعالة في افتتاح المتاجر وإغلاقها وتسليمها، من خلال العمل عن كثب مع فرق متعددة تشمل مدير إدارة دعم التجزئة على مستوى الدولة، ومشرفي المرافق، وفرق المشاريع، وعمليات المتاجر، والمشتريات، والمالية، والموردين، ومقدمي الخدمات، وإدارة المراكز التجارية. يتطلب النجاح في هذا الدور اهتماماً عالياً بالتفاصيل والسرية وإدارة الوقت والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
ما ستقوم به:
التخطيط والصيانة الوقائية المخططة والصيانة التفاعلية
- الحفاظ على جدول الصيانة الوقائية المخططة السنوي (PPM) بما يتوافق مع عقود المرافق المعتمدة ومراقبة حالة الإنجاز.
- إدارة متتبعات الصيانة التفاعلية (RM) وأوامر العمل بناءً على متطلبات المتاجر وأولوياتها.
- تنسيق تصاريح العمل والوصول مع المتاجر والمراكز التجارية ومقدمي الخدمات.
- جمع تقارير الإنجاز والتأكيدات قبل معالجة وثائق إتمام الخدمة والدفع.
التتبع والمراقبة وضبط الوثائق
- الحفاظ على متتبعات محدثة لأوامر العمل ومقترحات التكاليف وسجلات الحضور.
- تنظيم نظام الأرشفة الإلكترونية وضبط الوثائق للعروض والأسعار والموافقات وأوامر الشراء والفواتير والتقارير والتصاريح والعقود والمراسلات.
- المتابعة مع مشرفي المرافق والمتاجر والموردين لإغلاق الوثائق المعلقة.
- ضمان دقة البيانات وضبط الإصدارات والسرية واسترجاع السجلات.
المشتريات وتنسيق الموردين
- دعم تسجيل الموردين والتأهيل المسبق من خلال تتبع الوثائق المطلوبة.
- تنسيق طلبات عروض الأسعار ووثائق المشتريات.
- إعداد وتتبع طلبات الشراء والمتابعة حتى الإصدار.
- تتبع فواتير الموردين وحالة الدفع وحل فجوات الوثائق مع المالية والموردين.
إدارة العقود ومقدمي الخدمات
- الحفاظ على سجل العقود واتفاقيات الصيانة السنوية (AMC) الذي يغطي النطاق والمورد والقيمة وتاريخ التجديد.
- مراقبة تواريخ انتهاء العقود وتنسيق وثائق التجديد.
- جمع كشوف الحضور الشهرية وتقارير الخدمة وفقاً لعقود مقدمي الخدمات.
- تنسيق الموردين الخارجيين للمسوحات الموقعية وعروض الأسعار وتحديد النطاق فيما لا يغطيه اتفاق الصيانة السنوية.
- توزيع وجمع استبيانات رضا أصحاب المصلحة والحفاظ على السجلات.
الشهادات النظامية والتصاريح وتتبع الامتثال
- الحفاظ على متتبعات تجديد الدفاع المدني والرخصة التجارية والتصاريح وغيرها من التجديدات النظامية.
- إخطار أصحاب المصلحة بالانتهاءات القادمة وضمان أرشفة أدلة التجديد.
- الحفاظ على وثائق امتثال الموردين المعتمدين.
المشاريع وافتتاح المتاجر وإعادة المواقع والإغلاقات
- تقديم الدعم الإداري لافتتاح المتاجر وإغلاقها وتسليمها.
- الحفاظ على متتبعات المشاريع والتسليم وسجلات الوثائق وسجلات الإغلاق.
- تنسيق الوثائق مع إدارة المراكز التجارية والمتاجر والمقاولين.
- جمع وأرشفة المخططات المعتمدة والضمانات وشهادات الإنجاز.
المالية والميزانية وإدارة الأصول
- الحفاظ على متتبعات الإنفاق الشهرية مقابل الميزانيات السنوية.
- دعم إعداد الميزانية السنوية من خلال سجلات الإنفاق التاريخية.
- دعم تسجيل الأصول ونقلها ووثائق التخلص منها.
- مطابقة أوامر الشراء والفواتير والإنجاز وسجلات الدفع.
التقارير ولوحات أداء الأداء
- إعداد تقارير إدارية أسبوعية وشهرية عن أنشطة المرافق.
- الحفاظ على لوحات المعلومات ومتتبعات الإجراءات مع التواريخ المستهدفة والحالة.
- إبراز الإجراءات المتأخرة وانحرافات الميزانية والمخاطر التشغيلية.
