منسق الاتصالات

بصفتك منسق اتصال، ستلعب دورًا محوريًا في سد الفجوة بين العملاء وقسم التصميم الداخلي. سيكون هدفك الأساسي هو ضمان سلاسة التواصل، وتحديد متطلبات العملاء الأولية بدقة، وإدارة جميع الوثائق الإدارية والمالية رقميًا لتخفيف العبء على المصممين وضمان تجربة احترافية للعملاء.
المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة العملاء والتنسيق: استقبال الطلبات والاستفسارات من العملاء الجدد عبر القنوات الرقمية.
• فهم المتطلبات الأولية للعملاء بناءً على مبادئ التصميم الأساسية لتسهيل نقل الأفكار.
• شرح سير العمل والإجراءات القياسية للعملاء الجدد.
• التنسيق الداخلي مع الفريق: ضمان توصيل المهام بوضوح بين العملاء والمصممين.
• مراقبة تقدم المشاريع لضمان الالتزام بالجداول الزمنية.
• تنظيم الاجتماعات الافتراضية وتنسيق المواعيد بين العملاء والفريق.
• المهام الإدارية: إعداد وإرسال عروض الأسعار والعقود والفواتير إلكترونيًا.
• تنظيم وأرشفة جميع ملفات المشاريع والعقود والمراسلات في النظام السحابي المستخدم من قبل الشركة (مثل Google Drive).
• متابعة التوقيعات الإلكترونية وحالة الدفع مع العملاء.
• مؤشرات الأداء الرئيسية: وقت الاستجابة للعملاء، دقة المستندات المقدمة (العقود والفواتير)، وتقليل المراجعات الإدارية على قسم التصميم.
• رضا العملاء فيما يتعلق بجودة وسرعة التواصل.