مدير - خدمات الإسكان (MAS7)

الموقع: قرى العمال بقيديا، الرياض، المملكة العربية السعودية

ملخص الوظيفة:
يقود مدير خدمات الإسكان الإدارة اليومية والحوكمة التشغيلية لمكتب الإسكان وعمليات التحكم بالمفاتيح داخل قرى العمال بقيديا، مع ضمان دقة سجلات المقيمين، وسلاسة عمليات التسكين والمغادرة، والتحكم في التخصيص، وحل استفسارات الدعم، والتنسيق مع أصحاب المصلحة التشغيليين الرئيسيين. تضمن هذه الوظيفة جودة خدمة عالية، والامتثال، وسلامة البيانات الجاهزة للتدقيق.

الغرض الرئيسي من الوظيفة:
تقديم وظيفة مكتب إسكان موثوقة ومرتكزة على احتياجات المقيم، تحافظ على دقة بيانات الإشغال، وتدعم استمرارية العمليات، وتمكن من تقديم خدمات إقامة فعالة وممتثلة عبر جميع قرى العمال.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة عمليات مكتب الإسكان (تسجيل المقيمين، التخصيص، النقل، التسكين والمغادرة، ودعم المقيمين).
• ضمان دقة البيانات في أنظمة الإقامة، بما في ذلك بيانات الإشغال والأهلية والحوكمة الرئيسية لبيانات المقيمين.
• قيادة حوكمة التحكم بالمفاتيح بالتنسيق مع مشرف التحكم بالمفاتيح، وضمان تطبيق الضوابط المادية والنظامية.
• التنسيق مع إدارة المرافق، والأمن، والسلامة والبيئة والصحة (HSE)، ومقدمي الخدمات لحل مشكلات المقيمين والتصعيدات التشغيلية.
• وضع وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وسير العمل، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وإعداد التقارير الخاصة بعمليات الإسكان وخدمات المقيمين.
• دعم عمليات التدقيق والتحقيقات ومراجعات الامتثال، وضمان اكتمال السجلات وإمكانية تتبعها وجاهزيتها للتدقيق.
• إدارة موظفي مكتب الإسكان، والتدريب، والجداول الزمنية، وإدارة الأداء.
• الإشراف على وظيفة مكتب التحكم بالمفاتيح، وضمان إصدار وحفظ وتتبع ومطابقة جميع مفاتيح أماكن الإقامة والمناطق الحرجة وأجهزة التحكم في الوصول بشكل آمن.
• تحديد وإنفاذ حوكمة التحكم بالمفاتيح، ومصفوفات التفويض، وإجراءات التشغيل القياسية، والفصل بين المهام الخاصة بإدارة الوصول.
• ضمان الحفاظ على سجلات المفاتيح الدقيقة والجاهزة للتدقيق، وسجلات النظام، وتقارير المطابقة في جميع الأوقات.
• التنسيق مع الأمن وإدارة المرافق فيما يتعلق بصلاحيات الوصول، وتغيير الأقفال، والمفاتيح المفقودة، والحوادث الأمنية المتعلقة بالتحكم في الوصول.
• مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية للتحكم بالمفاتيح، واتجاهات الحوادث، وعدم المطابقة، وقياد الإجراءات التصحيحية والوقائية.

النتائج والمساءلات الرئيسية:

• سجلات مقيمين وإشغال دقيقة وحديثة عبر جميع القرى.
• تقديم خدمات فعالة للمقيمين مع مستويات خدمة محددة (SLAs) ومسارات تصعيد.
• تنفيذ والحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية وضوابط مكتب الإسكان (بما في ذلك حوكمة التحكم بالمفاتيح).
• تقارير شهرية عن مؤشرات الأداء الرئيسية والأداء مع تتبع الإجراءات التصحيحية.
• ملفات مقيمين وسجلات نظام جاهزة للتدقيق.

مؤشرات الأداء الرئيسية / مقاييس الأداء:

• رضا المقيمين (خدمات مكتب الإسكان).
• معدل دقة بيانات التخصيص والإشغال.
• متوسط وقت حل طلبات/شكاوى المقيمين.
• وقت معالجة التسكين والمغادرة ومعدل الامتثال.
• معدل عدم المطابقة في التدقيق لسجلات الإسكان.

المؤهلات والشهادات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة (إدارة الضيافة، إدارة المرافق، إدارة الأعمال، أو ما شابه).
• يُفضل الحصول على شهادات مهنية ذات صلة بالوظيفة (مثل: NEBOSH/IOSH، مراجع رئيسي لـ ISO، IFMA، CIPS، إلخ).

متطلبات الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 6 سنوات في عمليات الإسكان، أو الضيافة، أو المجمعات السكنية (الكامب)، أو خدمات الإقامة واسعة النطاق.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إشرافي/إداري.
• خبرة في إدارة أنظمة بيانات المقيمين وعمليات الخدمة في بيئات عالية الإشغال.

الكفاءات الفنية والمهنية:

• إدارة عمليات الإسكان وسير عمل خدمة المقيمين.
• حوكمة البيانات، التحكم في الوثائق، والجاهزية للتدقيق.
• تصميم مؤشرات الأداء الرئيسية، وإعداد التقارير، وإدارة الأداء.
• تنسيق أصحاب المصلحة وإدارة تصعيد المشكلات.
• التنسيق الأساسي للعقود والبائعين (حسب الاقتضاء).

الكفاءات السلوكية:

• القيادة والمساءلة.
• إشراك أصحاب المصلحة والتعاون.
• اتخاذ القرار تحت الضغط.
• النزاهة والاحترافية.
• عقلية التحسين المستمر.

السلطة وحدود صنع القرار:

• التفويض باتخاذ القرارات التشغيلية لتخصيصات الإسكان وضوابط العمليات ضمن الصلاحيات المفوضة.
• الموافقة على الإجراءات التصحيحية لحالات عدم تطابق بيانات الإسكان وإخفاقات الخدمة.
• تصعيد الحوادث الحرجة، والحالات عالية الخطورة، أو مخالفات الامتثال للقيادة العليا.

واجهات التعاون:

• داخلياً: المدير الأول – الخدمات السكنية، إدارة المرافق، الأمن، السلامة والبيئة والصحة (HSE)، الجودة، المالية، مكتب إدارة المشاريع (PMO)، وفرق تشغيل قرى العمال.
• خارجياً: ممثلي العميل، المقاولين/مقدمي الخدمات (حسب الاقتضاء)، وأصحاب المصلحة التنظيميين عند الحاجة.

الالتزامات الصحية والسلامة والامتثال:

• ضمان الامتثال الكامل لسياسات السلامة والبيئة والصحة (HSE) في قيديا ومتطلبات الأنظمة السعودية.
• تعزيز ثقافة "السلامة أولاً" عبر الفرق ومقدمي الخدمات.
• ضمان التزام الموظفين والمقاولين بمعايير السلامة والجودة.