الدعم التنفيذي والإداري
- إدارة الجدول اليومي للمدير التنفيذي للعمليات، والتقويم، والاجتماعات، وأولويات المهام.
- إعداد قوائم المهام اليومية والأسبوعية والشهرية، والتذكيرات، ومتابعة التقدم.
- صياغة رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والمراسلات، والتقارير الأساسية نيابة عن المدير التنفيذي للعمليات.
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمكالمات والمواعيد الداخلية والخارجية.
- الحفاظ على السرية التامة لجميع معلومات الشركة والمديرين التنفيذيين.
إدارة التقويم والاجتماعات
- جدولة وتنسيق جميع اجتماعات المدير التنفيذي للعمليات، مع ضمان التأكيدات والتذكيرات في الوقت المناسب.
- تحضير جداول أعمال الاجتماعات، وتوزيع المواد مسبقًا، وتسجيل المحاضر أو نقاط العمل.
- متابعة الالتزامات الناشئة عن الاجتماعات.
- إدارة تضارب المواعيد وإعادة الجدولة بشكل استباقي عند الحاجة.
التنسيق المكتبي
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير التنفيذي للعمليات والإدارات الأخرى.
- تنسيق الخدمات اللوجستية للمكتب، والمرافق، واللوازم، والمتطلبات الإدارية العامة.
- ضمان سير العمل اليومي السلس للمكتب التنفيذي.
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، وحفظ الملفات، وإدارة المستندات.
التنسيق مع الموارد البشرية — المذكرات المكتبية والتوثيق
- التنسيق مع الموارد البشرية لصياغة وتعميم المذكرات الداخلية والإشعارات واتصالات السياسات.
- متابعة التوثيق المتعلق بالموارد البشرية، وأوراق التعيين، ومراسلات الموظفين حسب توجيهات المدير التنفيذي للعمليات.
- المساعدة في معالجة طلبات الإجازات، وسجلات الموظفين، ومستندات الامتثال لمراجعة المدير التنفيذي.
- العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي للعمليات والموارد البشرية للمسائل الإدارية فقط.
مراقبة حضور الموظفين وتوقيت العمل
- مراقبة والحفاظ على سجلات حضور الموظفين والامتثال لتوقيت العمل.
- إعداد تقارير دورية عن الحضور والالتزام بالمواعيد لمراجعة المدير التنفيذي للعمليات.
- متابعة التناقضات في الحضور والإبلاغ عن المخالفات بشكل استباقي.
- التنسيق مع الموارد البشرية لضمان دقة بيانات الحضور.
الموافقات المعلقة ومتابعة التوثيق
- تتبع جميع الموافقات المعلقة، والتوقيعات، والمستندات المعلقة عبر الإدارات.
- متابعة الجهات المعنية بشأن الموافقات المتأخرة وضمان الإغلاق في الوقت المناسب.
- الحفاظ على متتبع مركزي لجميع المستندات التي تنتظر موافقة المدير التنفيذي للعمليات أو الإدارة.
- تنبيه المدير التنفيذي للعمليات بشأن الموافقات الحساسة للوقت ورفع مستوى التأخير عند الضرورة.
دعم التقارير والاتصالات للمدير التنفيذي للعمليات
- تجميع وإعداد التقارير الموجزة، ولوحات المعلومات، ومذكرات الإحاطة للمدير التنفيذي للعمليات.
- دمج التحديثات الإدارية في ملخصات موجزة عندما يطلب ذلك المدير التنفيذي للعمليات تحديدًا.
- دعم المدير التنفيذي للعمليات في إعداد العروض التقديمية، والمقترحات، ومواد الاتصال.
- تسهيل تدفق المعلومات بسلاسة بين المدير التنفيذي للعمليات وجميع الإدارات.
المهارات والمؤهلات
خبرة مثبتة كسكرتير، أو مساعد تنفيذي، أو مساعد شخصي (سنتان أو أكثر مفضلة).
مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل.
مهارات ممتازة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية.
إتقان استخدام مجموعة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، أوتلوك، باوربوينت).
القدرة على المتابعة بشكل احترافي وحازم.
مستوى عالٍ من التقدير، والنزاهة، والسرية.
القدرة على العمل بشكل مستقل، وإدارة الوقت بفعالية، وترتيب أولويات المهام.
الإلمام بأدوات إدارة المهام والجدولة يعتبر ميزة إضافية.
خبرة سابقة في دعم المديرين التنفيذيين من المستوى C أو القيادة العليا.
فهم سليم لسير العمل الإداري والعمليات التجارية.
عقلية استباقية لحل المشكلات مع القدرة على توقع الاحتياجات.
هادئ، وموثوق، ومهني تحت الضغط.
خبرة في بيئة لوجستية، أو نقل، أو تشغيلية تعتبر ميزة إضافية.
