السكرتير التنفيذي

"تقديم دعم إداري وتنظيمي عالي المستوى للمديرين التنفيذيين، وضمان سلاسة العمليات اليومية، وتدفق التواصل الفعّال، وتنفيذ الأولويات في الوقت المناسب عبر أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المسؤوليات الرئيسية

دعم المديرين التنفيذيين وإدارة التقويم

• إدارة تقاويم المديرين التنفيذيين بدقة، مع تحديد أولويات المواعيد وحل تعارضات الجدولة وضمان التوزيع الأمثل للوقت.
• توقع احتياجات المديرين التنفيذيين والتنظيم الاستباقي للجداول اليومية والأسبوعية والشهرية.

الاجتماعات والتواصل

• تنسيق الاجتماعات والتحضير لها، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال واللوجستيات ومحاضر الاجتماعات ومتابعة بنود العمل لضمان المساءلة.
• إدارة جميع المراسلات الواردة والصادرة من رسائل بريد إلكتروني ومكالمات واتصالات رسمية باحترافية وتقدير.

التوثيق وإعداد التقارير

• صياغة ومراجعة ووضع اللمسات الأخيرة على التقارير والعروض التقديمية والرسائل التجارية والإحاطات التنفيذية بمعايير عالية من الجودة.
• الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة وسرية للسجلات والعقود والوثائق الحساسة.

التواصل مع أصحاب المصلحة

• العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين المديرين التنفيذيين والأقسام الداخلية والعملاء والشركاء الخارجيين، وضمان تواصل واضح وفي الوقت المناسب.
• تمثيل المكتب التنفيذي باحترافية في جميع التفاعلات.

الفعاليات والإدارة

• التخطيط والتنسيق للفعاليات المؤسسية والمؤتمرات واجتماعات العمل من البداية حتى التنفيذ.
• مراقبة المواعيد النهائية الحرجة وضمان تسليم المهام والالتزامات في الوقت المناسب.
• تقديم دعم إداري واسع لفريق المديرين التنفيذيين حسب الحاجة.

درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

2-5 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري مشابه.

مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.

مهارات تنظيمية قوية وإدارة وقت.

إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بتقدير.

اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط.

مظهر مهني ومهارات تواصل شخصية ممتازة."