تقديم التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية ما يلي على سبيل المثال لا الحصر:
- تقديم خدمة مهنية وودودة وجذابة باستمرار
- قيادة وإدارة جميع جوانب قسم مكتب الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
- تعظيم إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائدات وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة الإيرادات المتفق عليها ودعمها
- التعامل مع استفسارات النزلاء والرد بسرعة، مع تسجيلها وإخطار الجهات المعنية
- عقد اجتماعات قسمية منتظمة
- إدارة ميزانية القسم
- الموازنة بين الاحتياجات التشغيلية والإدارية واحتياجات الزملاء
- مساعدة النزلاء فيما يتعلق بمرافق الفندق بطريقة إعلامية ومفيدة
- اتباع سياسات القسم وإجراءاته ومعايير الخدمة
- اتباع جميع سياسات السلامة
- مهام أخرى يتم تكليفها
- الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد بالزي الرسمي الكامل ومستعداً بالأدوات وجميع المعدات اللازمة للخدمة.
- مراجعة حالات الوصول المتوقعة لليوم الحالي والتحقق من جميع حجوزات كبار الشخصيات وطلبات الخدمات الخاصة لضمان تسجيلها مسبقاً وحجزها بشكل صحيح وإخطار الأقسام الأخرى بتخصيص الغرف.
- مراجعة توفر الغرف والتحقق من حالة المغادرة يومياً.
- نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى موظفي مكتب الاستقبال، ومشرف الوردية التالي، ومساعد مدير مكتب الاستقبال، وجميع المناطق المعنية في قسم الغرف.
- الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال وتدريبهم وتوجيههم لضمان التسلسل الصحيح للأحداث لتسجيل الوصول والمغادرة المناسبين للنزلاء.
- تخصيص فترات الراحة والمهام المحددة المتعلقة بالائتمان والعناوين المفقودة وطباعة بطاقات التسجيل وتسجيل النزلاء وإعطائهم المفاتيح وإنشاء حزم تسجيل الوصول وترحيل الرسوم والنظافة العامة وتنظيم مكتب الاستقبال.
- إدارة مستويات التوظيف مع تقلب نسبة الإشغال.
- الأولوية القصوى هي دفع المعايير أثناء التواجد في الميدان مع موظفي مكتب الاستقبال.
- عند مراقبة الموظفين، ضمان تسجيل وصول ومغادرة النزلاء بكفاءة وخدمة هاتفية فعالة. ضمان إتمام واجباتهم وفقاً للسياسات والإجراءات والمعايير المقررة.
- التعامل مع أي تحديات قد تنشأ من النزلاء.
- حل أي فرصة للنزيل لضمان رضاه التام. ثم استخدام الفرصة كأداة تدريب لموظفي مكتب الاستقبال لمنع تكرار المشكلة.
- خلق بيئة ترحيبية لجميع النزلاء والرواد؛ التأكد من تحية جميع النزلاء أثناء وجودهم في الردهة إما شفهياً أو بصرياً. قبول طلبات النزلاء بخصوص التعامل مع الأمتعة وتخزينها وتوصيل الأغراض. الحفاظ على جميع سجلات اليوميات، وإبقائها دقيقة ومحدثة ومنظمة.
- حل مخاوف النزلاء والموظفين بسرعة وبطريقة مفيدة لجميع الأطراف المعنية.
- إجراء اجتماعات ما قبل الوردية يومياً.
- المشاركة في التدريب المستمر للموظفين لتحسين الأداء المستمر. تقدير الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع التأديب وفقاً لإجراءات التشغيل القياسية.
- تفتيش زي الموظفين ومناطق القسم التشغيلية للتأكد من النظافة والتنظيم، وتصحيح ما يلزم، وإبلاغ الموظفين بالتوقعات المتعلقة بهذه المناطق.
- قبول الدفع لحسابات النزلاء سواء عند تسجيل الوصول أو عند المغادرة.
- الحفاظ على صندوق نقدي للفندق وإيداع وتقديم تقرير دقيق عن الإيرادات يومياً.
- صرف الشيكات وتحويل العملات للنزلاء.
- الحفاظ على سجل يومي لجميع فرص النزلاء مع خطوات الإجراء التصحيحي.
- متابعة أي مواقف لم يتم حلها في الوقت المناسب ونقل المعلومات المناسبة إلى المدراء الآخرين للتعامل معها.
- عند الضرورة، المساهمة بنشاط في التشغيل الناجح للمنتجع من خلال وضع العلامات على أمتعة النزلاء والتعامل معها و/أو تخزينها أو توصيل الأغراض بناءً على الطلب.
- دعم موظفي حمل الأمتعة والبواب وموقف السيارات وخدمة الكونسيرج حسب الحاجة.
الجنسية سعودية إلزامية
- درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة كمدير مكتب استقبال أو في دور إشرافي مماثل.
- مهارات ممتازة في التواصل والقيادة.
- قدرات تنظيمية قوية ومتعددة المهام.
- الإلمام ببرامج إدارة الفنادق.
- خبرة سابقة في العمل مع نظام Opera أو نظام ذي صلة.
- قدرات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات.
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.
