بصفتك منسق فعاليات، أنت مسؤول عن المساعدة في تخطيط وتنسيق وتنفيذ جميع فعاليات الفندق واجتماعاته ومؤتمراته. يتضمن هذا الدور دعم التواصل مع العملاء، وإعداد وثائق الفعاليات، وضمان التنسيق الداخلي الدقيق، وتسهيل عمليات الفعاليات بسلاسة لتقديم تجارب استثنائية للضيوف. يتطلب المنصب مهارات تنظيمية قوية، واهتمامًا بالتفاصيل، وتواصلًا فعالًا مع جميع أقسام الفندق.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- المساعدة في تنظيم وتنسيق جميع فعاليات الفندق، بما في ذلك التجهيز والخدمات اللوجستية والجداول الزمنية والدعم في الموقع.
- إعداد وتحديث أوامر فعاليات الولائم، والمخططات البيانية للفعاليات، والجداول الزمنية التفصيلية للتوزيع الداخلي.
- ضمان إبلاغ جميع تفاصيل الفعاليات بدقة إلى الأقسام ذات الصلة مثل الولائم وفنون الطهي وتقنية المعلومات والتدبير المنزلي والأمن.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء خلال مرحلتي التخطيط والتنفيذ.
- إجراء عمليات معاينة الموقع، والرد على استفسارات العملاء، ودعم تخصيص الفعاليات بناءً على احتياجات العملاء.
- تقديم المتابعة بعد الفعالية، وجمع الملاحظات، وضمان رضا العملاء.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لملفات الفعاليات والعقود والمراسلات وتتبع المدفوعات.
- تحديث التقويمات والجداول الزمنية والتقارير الخاصة بالفعاليات لمراجعة الإدارة.
- المساعدة في إعداد الفواتير والودائع وملخصات الفوترة ووثائق الإيرادات.
- دعم فريق الفعاليات خلال أيام الفعاليات، وضمان سير العمليات بسلاسة والالتزام بالجداول الزمنية المخطط لها.
- مراقبة تجهيزات الفعاليات لضمان تلبية المعايير والتخطيطات وطلبات العملاء بشكل كامل.
- إجراء إحاطات ما قبل الفعالية وتحديث الأقسام بأي تعديلات أو تغييرات في اللحظة الأخيرة على الفعاليات.
- الإبلاغ عن المشكلات التشغيلية على الفور ودعم حل المشكلات لضمان نجاح الفعاليات.
- ضمان تقديم جميع الفعاليات بمعايير خدمة عالية تتماشى مع توقعات العلامة التجارية للفندق.
- دعم الامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة والنظافة والأمن لجميع الفعاليات.
التعليم والمؤهلات/المهارات
- درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو إدارة الفعاليات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 1-2 سنوات في تخطيط أو تنسيق الفعاليات، ويفضل أن يكون ذلك في قطاع الضيافة.
- مهارات تواصل ممتازة، مع القدرة على بناء العلاقات والتفاوض بفعالية والتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة فعاليات متعددة في وقت واحد.
- مهارات قيادة الفريق، مع القدرة على تحفيز وتوجيه الفريق نحو تحقيق الأهداف.
- عقلية تركز على العملاء، وإبداع، ونهج استباقي لدفع مبادرات الفعاليات ونمو الأعمال.
