تنفيذي إدارة الطلبات

ملخص الوظيفة:

نبحث عن مدير إدارة طلبات يتمتع بالدقة والتركيز على العملاء لإدارة عملية تنفيذ الطلبات من البداية إلى النهاية، وضمان معالجة دقيقة للطلبات والتسليم في الوقت المناسب وتقديم خدمة عملاء استثنائية. سيقوم المرشح الناجح بالتنسيق مع العملاء والموردين وفرق المستودعات ومقدمي الخدمات اللوجستية لضمان تنفيذ سلس للطلبات مع الحفاظ على مستويات عالية من الدقة والكفاءة ورضا العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

معالجة الطلبات والإدارة

• استلام ومراجعة ومعالجة طلبات العملاء عبر قنوات مختلفة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والهاتف والمنصات الإلكترونية.
• التحقق من تفاصيل الطلب والأسعار وتكوينات المنتج ومتطلبات التسليم قبل المعالجة.
• ضمان إدخال جميع الطلبات بدقة في النظام ومعالجتها ضمن الأطر الزمنية المحددة.
• الحفاظ على سجلات الطلبات ومعلومات العملاء وتفاصيل المعاملات وتحديثها.

خدمة العملاء والتواصل

• العمل كنقطة الاتصال الأساسية للعملاء فيما يتعلق بالاستفسارات المتعلقة بالطلبات.
• تقديم تحديثات منتظمة حول حالة الطلب وجداول التسليم ومعلومات تتبع الشحنات.
• معالجة مخاوف العملاء وحل المشكلات على الفور وضمان تجربة إيجابية للعملاء.
• بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها من خلال التواصل والدعم المهني.

التنسيق مع الموردين والخدمات اللوجستية

• التواصل مع الموردين والموردين لتأكيد متطلبات الطلب وتوافر المنتج.
• تنسيق عمليات استلام الطلبات والتسليم والنقل اللوجستي.
• تتبع الشحنات وحل أي تأخيرات أو تناقضات في التسليم بشكل استباقي.
• ضمان تسليم الطلبات في الوقت المحدد ووفقاً لتوقعات العملاء.

تنسيق المخزون والإمداد

• مراقبة مستويات المخزون وتوافر المخزون.
• التنسيق مع موظفي المستودع لضمان توفر مخزون كافٍ لتلبية طلب العملاء.
• دعم أنشطة تخطيط المخزون من خلال تحديد النقص المحتمل في المخزون أو احتياجات التجديد.
• المساعدة في الحفاظ على سجلات مخزون دقيقة وإعداد التقارير.

مراقبة الجودة والامتثال

• إجراء فحوصات الجودة على الطلبات الواردة والصادرة لضمان الامتثال لمواصفات العملاء ومعايير الشركة.
• التحقق من دقة وثائق الطلبات والفواتير ومذكرات التسليم وسجلات الشحن.
• ضمان الالتزام بسياسات الشركة وإجراءاتها والمبادئ التوجيهية التشغيلية.

الدعم المالي والتوثيق

• إعداد ومراجعة عروض الأسعار والفواتير والوثائق ذات الصلة.
• دعم عمليات إصدار الفواتير ومتابعة المدفوعات وعمليات الحسابات المدينة.
• ضمان الدقة في السجلات المالية وسجلات المعاملات.
• الحفاظ على وثائق منظمة لأغراض التدقيق وإعداد التقارير.

تحسين العمليات

• تحديد فرص لتحسين عمليات إدارة الطلبات وخدمة العملاء والكفاءة التشغيلية.
• التوصية بحلول لتبسيط سير العمل وتقليل أخطاء المعالجة.
• دعم تنفيذ تحسينات العمليات وأفضل الممارسات.

مسؤوليات إضافية

• أداء مهام إدارية وتشغيلية عرضية كما يكلف بها الإدارة.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الخدمات اللوجستية أو سلسلة التوريد أو التجارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في إدارة الطلبات أو الإدارة التجارية أو التنسيق اللوجستي أو خدمة العملاء أو دور ذي صلة.
• الخبرة في العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج إدارة الطلبات ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية، لا سيما في المراسلات المهنية عبر البريد الإلكتروني.

• قدرات تنظيمية ممتازة ومهارات تعدد المهام.

• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة في وقت واحد.

• معرفة بمعالجة الطلبات والخدمات اللوجستية وإدارة المخزون ومبادئ خدمة العملاء.

• فهم العمليات المالية بما في ذلك إصدار الفواتير والمدفوعات والحسابات المدينة.

• القدرة على فهم مواصفات المنتج وتكويناته.

• إجادة تطبيقات Microsoft Office، لا سيما Excel وOutlook.

• مهارات قوية في حل المشكلات والتنسيق.

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الخدمات اللوجستية أو سلسلة التوريد أو التجارة أو مجال ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في إدارة الطلبات أو الإدارة التجارية أو التنسيق اللوجستي أو خدمة العملاء أو دور ذي صلة.

• الخبرة في العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج إدارة الطلبات ميزة إضافية.

• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية، لا سيما في المراسلات المهنية عبر البريد الإلكتروني.

• قدرات تنظيمية ممتازة ومهارات تعدد المهام.

• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة في وقت واحد.

• معرفة بمعالجة الطلبات والخدمات اللوجستية وإدارة المخزون ومبادئ خدمة العملاء.

• فهم العمليات المالية بما في ذلك إصدار الفواتير والمدفوعات والحسابات المدينة.

• القدرة على فهم مواصفات المنتج وتكويناته.

• إجادة تطبيقات Microsoft Office، لا سيما Excel وOutlook.

• مهارات قوية في حل المشكلات والتنسيق.