نبحث عن مسؤول/مسؤولة وثائق وإداري/إدارية يتمتع/تتمتع بمهارات تنظيمية عالية ودقة في التفاصيل لإدارة وثائق المشروع والمراسلات والسجلات والأنشطة الإدارية. سيتأكد المرشح/المرشحة الناجح/ة من أن جميع وثائق المشروع يتم التحكم فيها وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لإجراءات الشركة ومتطلبات المشروع. يتضمن الدور أيضًا تقديم الدعم الإداري لفرق المشروع والحفاظ على أنظمة فعالة لإدارة الوثائق.
المسؤوليات الرئيسية
التحكم في الوثائق
- إنشاء وصيانة نظام فعال للتحكم في وثائق المشروع.
- استلام وتسجيل وتتبع وتوزيع الوثائق الواردة والصادرة.
- الحفاظ على سجلات الوثائق والإرساليات وسجلات المراسلات وسجلات التقديمات وقواعد بيانات السجلات.
- التأكد من حفظ وأرشفة جميع وثائق المشروع بدقة وإمكانية استرجاعها عند الحاجة.
- مراقبة مراجعات الوثائق والحفاظ على التحكم في الإصدارات.
- رفع وإدارة وتحديث المعلومات داخل أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في وثائق الشركة ومتطلبات العميل.
- تنسيق تقديم الوثائق بين الشركة وفرق المشروع والمقاولين والاستشاريين والعملاء.
- تتبع حالة الموافقة على الرسومات وتقديمات المواد وطلبات المعلومات والوثائق الفنية والتقارير.
- إعداد تقارير منتظمة عن التحكم في الوثائق وتحديثات الحالة.
الدعم الإداري
- تقديم الدعم الإداري لمديري المشروع والمهندسين وفرق الموقع.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات ومتابعة الإجراءات.
- إدارة مراسلات المشروع واتصالات المكتب.
- تنسيق اجتماعات المشروع والمواعيد وترتيبات السفر عند الحاجة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والسجلات وقواعد بيانات المشروع في المكتب.
- المساعدة في إعداد تقارير المشروع والعروض التقديمية والوثائق التعاقدية.
- دعم أنشطة التعيين والحفاظ على سجلات الموظفين حسب الحاجة.
إدارة السجلات
- الحفاظ على السجلات السرية وضمان أمن البيانات.
- إدارة وثائق إغلاق المشروع والأرشفة النهائية.
- ضمان الاحتفاظ بجميع سجلات المشروع وفقًا لمتطلبات الشركة والتعاقد.
- تسهيل عمليات التدقيق من خلال توفير وثائق دقيقة وكاملة.
التنسيق والاتصال
التواصل مع الشركة والمقاولين والاستشاريين والعملاء والموردين والإدارات الداخلية بخصوص متطلبات التوثيق.
متابعة التقديمات والموافقات المتأخرة.
ضمان تداول الوثائق المعتمدة في الوقت المناسب لأصحاب المصلحة المعنيين.
دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الهندسة أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم في الوثائق والدعم الإداري، ويفضل في بيئات البناء أو الهندسة أو البنية التحتية أو الاستشارات.
معرفة بممارسات التحكم في الوثائق وإجراءات إدارة السجلات.
الحصول على شهادة في التحكم في الوثائق أو إدارة المشاريع يعتبر ميزة إضافية.
المهارات التقنية
إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل:
Aconex (يفضل)
SharePoint
Autodesk Construction Cloud (ACC)
Oracle Primavera Unifier
١. قدرات ممتازة في تتبع الوثائق وحفظها.
٢. مهارات قوية في إدخال البيانات وإعداد التقارير.
٣. الإلمام بسير عمل المشروع وعمليات توثيق البناء.
المهارات الشخصية
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات اتصال فعالة ومهارات التعامل مع الآخرين.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة.
- نهج مهني في التعامل مع المعلومات السرية.
- قدرات قوية في حل المشكلات والتنسيق.
الخبرة المفضلة
- خبرة في مشاريع البناء واسعة النطاق أو البنية التحتية أو النقل أو المرافق أو مشاريع الاستشارات الهندسية.
- الإلمام بأنظمة إدارة الجودة ISO 9001.
- خبرة في العمل مع فرق وعملاء متعددي الجنسيات.
- معرفة بمتطلبات توثيق دورة حياة المشروع.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- المعالجة والتوزيع في الوقت المناسب لوثائق المشروع.
- دقة واكتمال سجلات الوثائق.
- الامتثال لإجراءات ومعايير التحكم في الوثائق.
- تقليل مراجعات وموافقات الوثائق المتأخرة.
- الكفاءة في استرجاع الوثائق وإعداد التقارير.
- رضا أصحاب المصلحة عن خدمات الدعم الإداري.
التقارير إلى
بشكل أساسي إلى مدير مكتب جدة وبشكل ثانوي إلى مدير موقع المشروع.
التنسيق المباشر مع
- الإدارة العامة
- مدير موقع المشروع
- المهندسون والمفتشون
- المقاولون والمقاولون من الباطن
- العملاء والاستشاريون
- فرق الجودة والإدارة
