مساعد تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية ستشمل:

دعم الإشراف العام على بيئة المكتب ونائبي الرئيس في مجال التواصل ووضع المعايير والإجراءات.

المسؤول عن التنسيق الفعّال والمتابعة لأنشطة والتزامات نائبي الرئيس من خلال إعداد وإدارة تقويم رئيسي موحّد للأحداث والمواعيد والمواعيد النهائية الرئيسية الحاسمة لإدارة أعمال قسم BD.

إدارة تدفق المعلومات وتتبع الامتثال، بما في ذلك المواد الحساسة والسرية للغاية، بدرجة عالية من التكتم، عبر الهاتف والبريد الإلكتروني، لفريق القيادة والزملاء الداخليين والمنظمات الخارجية.

تنسيق الاجتماعات وجداول الأعمال لاجتماعات نائبي الرئيس، بالإضافة إلى الفعاليات السنوية لـ BDX. توثيق محاضر الاجتماعات والجلسات التنفيذية. المساعدة في تطوير وتنفيذ التقارير الخاصة بالأعمال.

ضمان سير الاجتماعات المرتبطة بمسؤوليات نائبي الرئيس بسلاسة ونجاح. ويشمل ذلك الترتيبات العامة وتفاصيل جدولة قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وقوائم الطعام، وتجهيز القاعات، والاحتياجات من المعدات.

العمل كمساعد تنفيذي لنائبي الرئيس من خلال إعداد المراسلات والتقارير وجداول المتابعة والمواد الأخرى؛ وتنسيق ترتيبات السفر، والمساعدة في المشاريع، والقدرة على إدارة جميع جوانب التواصل، وغير ذلك. وسيتطلب ذلك المشاركة في إعداد العروض التقديمية، وحضور الاجتماعات، والمساعدة في تطوير خطط المشاريع، ومراقبة الميزانية والإنفاق.

المساعدة في إعداد المستندات وأرشفتها إلكترونيًا وورقيًا. توفير مرجع تاريخي من خلال تطوير واستخدام أنظمة الحفظ والاسترجاع وتوثيق مناقشات الاجتماعات. الحفاظ على السجلات حسب التوجيهات.

ترتيب السفر ومعالجة الفواتير المتعلقة بالدول. الحفاظ على جدول مواعيد التنفيذيين من خلال تخطيط وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات عن بُعد والسفر.

تيسير الاجتماعات المنتظمة مع أعضاء الفريق في جميع أنحاء المؤسسة لتعزيز كفاءة وفعالية الدعم الإداري.

توفير وقت التنفيذيين من خلال قراءة المراسلات والبحث فيها وتوجيهها؛ وصياغة الرسائل والمستندات/التقارير؛ وجمع المعلومات وتحليلها؛ وبدء الاتصالات الهاتفية. تأمين المعلومات من خلال إكمال النسخ الاحتياطي لقواعد البيانات.

الحفاظ على المعرفة المهنية والتقنية من خلال حضور ورش العمل التعليمية، ومراجعة المنشورات المهنية، وإنشاء شبكات شخصية، والمشاركة في الجمعيات المهنية.

إنجاز المشاريع من خلال تكليف الموظفين الإداريين بالعمل ومتابعة النتائج.

من أنت

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة.

خبرة 5 سنوات كمساعد تنفيذي ومعرفة بالمستوى التنفيذي.

مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل.

القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف قليل ومع مجموعة متنوعة من الأفراد.

القدرة على التخطيط والتنسيق وترتيب أولويات العمل.

نزاهة شخصية عالية ومعايير أخلاقية رفيعة.

إتقان استخدام حزمة Microsoft Office. خبرة في Microsoft SharePoint و Microsoft Teams/ Word/Excel/PowerPoint. تنسيق المشاريع ميزة إضافية.

القدرة على إظهار مهارات إعداد التقارير وإدارة الوقت والعروض التقديمية القوية.

إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.

إتقان التواصل الرسمي والخطابات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.