ما الذي سيكون من مهامك:
- إنشاء و/أو الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والجداول الزمنية والسجلات؛ حفظ المراسلات والتقارير والنشرات؛ تسجيل التقارير والمراسلات.
- معالجة مستندات المقاول المقدمة وطلبات المعلومات (RFIs). كما ستقوم بدعم ومراجعة مستندات المقاول المقدمة للتأكد من مطابقتها لوثائق العقد وتسجيل الردود.
- المساعدة في تقديم المراجعة الفنية والإدارية لمستندات البناء للتأكد من نية التصميم، ومقارنة طلبات المعلومات (RFIs) والمستندات المقدمة، والتنسيق بين المشاريع.
- تطوير هياكل ملفات بسيطة وواضحة ومتسقة وتنفيذ ضوابط لضمان سهولة اتباع بروتوكولات الاتصال وسير العمل.
المهارات المطلوبة التي ستقدمها:
- خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 5+ سنوات، مع 5+ سنوات على الأقل في مجال التحكم في المستندات (أو مزيج مكافئ من التعليم الرسمي والخبرة العملية).
- إلمام تام بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) - يفضل إتقان برنامج Aconex.
- يفضل أن يكون لديك عضوية و/أو شهادة في EMC (إدارة محتوى المؤسسات) و/أو ARMA (الجمعية الأمريكية لإدارة السجلات).
- معرفة بعمليات التحكم في المستندات واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المستندات، بالإضافة إلى الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة المستندات.
- القدرة على الأداء في منصب قيادي، ومهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، ومعرفة شاملة بممارسات الصناعة وسياسات الشركة وإجراءاتها مطلوبة.
- يجب أيضًا أن تمتلك معرفة شاملة بمفاهيم قواعد البيانات والبرامج ذات الصلة بالمشاريع، والقدرة على تدريب الآخرين على استخدامها.
- مفاتيح نجاحك ستكون خبرتك السابقة في توفير التحكم في المستندات في مشاريع مماثلة، ومهاراتك التنظيمية ومعرفتك بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 5+ سنوات، مع 5+ سنوات على الأقل في مجال التحكم في المستندات (أو مزيج مكافئ من التعليم الرسمي والخبرة العملية). إلمام تام بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) - يفضل إتقان برنامج Aconex. يفضل أن يكون لديك عضوية و/أو شهادة في EMC (إدارة محتوى المؤسسات) و/أو ARMA (الجمعية الأمريكية لإدارة السجلات). معرفة بعمليات التحكم في المستندات واستخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة المستندات، بالإضافة إلى الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة المستندات. القدرة على الأداء في منصب قيادي، ومهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، ومعرفة شاملة بممارسات الصناعة وسياسات الشركة وإجراءاتها مطلوبة. يجب أيضًا أن تمتلك معرفة شاملة بمفاهيم قواعد البيانات والبرامج ذات الصلة بالمشاريع، والقدرة على تدريب الآخرين على استخدامها. مفاتيح نجاحك ستكون خبرتك السابقة في توفير التحكم في المستندات في مشاريع مماثلة، ومهاراتك التنظيمية ومعرفتك بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
