نظرة عامة على المهام والمسؤوليات:
- إعداد وتخطيط وتنفيذ وتقييم مشاريع الشراء (إدارة دورة حياة مشروع الشراء الكاملة من البداية إلى النهاية، بدءًا من تحليل المتطلبات الأولية والتخطيط وصولاً إلى تنفيذ طلبات العروض (RFI/RFP/RFQ) وتقييم ما بعد المشروع)
- التفاوض على العقود: التفاوض على العقود والاتفاقيات مع الموردين (قيادة مفاوضات العقود مع الموردين الرئيسيين، بما يشمل التسعير وشروط الدفع واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) والتخفيف من المخاطر)
- إدارة الموردين: تحديد الموردين وتقييمهم وإدارة العلاقات معهم وتطويرها
- تحليل الإنفاق على الموردين والسلع وإنشاء خطط شراء استراتيجية
- العمل كشريك الأعمال الرئيسي للمشتريات لفرق العمليات والمنتجات، وترجمة خططهم واحتياجاتهم إلى استراتيجيات توريد فعّالة
- التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين لفهم احتياجاتهم ومتطلباتهم الشرائية ومواءمة أنشطة الشراء مع أهداف المؤسسة مع التركيز بشكل خاص على عمليات المملكة العربية السعودية
المهام الرئيسية:
1. مشاريع الشراء
- التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين لتحديد مشاريع الشراء
- الاتفاق على الجدول الزمني للمشاريع مع أصحاب المصلحة الداخليين
- إعداد المستندات بما في ذلك اتفاقيات عدم الإفصاح ونطاق العمل وسياسة المناقصات وغيرها
- تحديد الموردين المحتملين
- نشر المستندات وتنفيذ عمليات التوريد (طلب عرض الأسعار، طلب تقديم العروض، المناقصة، أو ما شابه ذلك)
- مقارنة العروض/المقترحات وتقديم نقطة القرار
- دعم أصحاب المصلحة الداخليين في عملية اتخاذ القرار
- ترسية العقد على المورد بما في ذلك المفاوضات النهائية وإبرام العقود
2. إدارة الموردين
- بناء علاقات قوية مع الموردين قائمة على الثقة والشفافية والتعاون. إنشاء قنوات تواصل مفتوحة لتسهيل حل المشكلات والابتكار.
- العمل مع الموردين لتحسين قدراتهم وعملياتهم وأدائهم.
- مراقبة أداء الموردين لضمان استيفائهم لمستويات الخدمة المتفق عليها ومعايير الجودة وجداول التسليم.
- حل المشكلات في حالة النزاعات (مثل التأخر في التسليم أو مخاوف الجودة أو الخلافات حول الشروط التعاقدية)
- تحديد المخاطر المرتبطة بالموردين والتخفيف منها، مثل انقطاع سلسلة التوريد أو عدم الاستقرار المالي أو العوامل الجيوسياسية.
- التقييم المستمر لتكاليف الموردين والبحث عن فرص لتحسين عمليات الشراء وتقليل النفقات وتحقيق وفورات في التكاليف.
- تحديد فرص تحسين العمليات وتحقيق مكاسب في الكفاءة ضمن وظيفة إدارة الموردين
3. تحسينات عملية الشراء
- تحليل العمليات الحالية لتحديد أوجه القصور والعقبات ومجالات التحسين.
- تحديد فرص تحسين العمليات، مثل أتمتة المهام اليدوية وتبسيط سير العمل وتقليل أوقات الدورة والقضاء على الأنشطة المكررة.
- تطوير وتقييم الحلول المحتملة لتحسين العمليات، مثل تنفيذ تقنيات جديدة أو إعادة تصميم سير العمل أو توحيد الإجراءات.
- إدارة عملية التغيير المرتبطة بتنفيذ تحسينات العمليات، بما في ذلك إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات ومعالجة المقاومة وتوفير التدريب والدعم
- نشر ثقافة التحسين المستمر من خلال تشجيع التقييم والتحسين المستمر للعمليات. التماس الملاحظات من أصحاب المصلحة والبحث بنشاط عن فرص لمزيد من التحسين.
- توثيق العمليات والإجراءات المحدّثة وأفضل الممارسات لضمان الاتساق وتسهيل التدريب ودعم نقل المعرفة داخل المؤسسة.
- مشاركة الدروس المستفادة وأفضل الممارسات عبر المؤسسة لتسهيل التعلم وتكرار تحسينات العمليات الناجحة في مجالات أخرى.
4. تدقيق الاستلام
- جمع البيانات والمستندات ذات الصلة بعملية الاستلام، مثل تقارير الاستلام وأوامر الشراء وإشعارات التعبئة والفواتير وسجلات مراقبة الجودة.
- إجراء عمليات فحص مادي للبضائع المستلمة للتحقق من كميتها وحالتها ومطابقتها للمواصفات.
- مراجعة مستندات الاستلام لضمان دقتها واكتمالها.
- تقييم جودة البضائع المستلمة لضمان استيفائها لمعايير الجودة والمواصفات الخاصة بالمؤسسة.
- مراجعة عمليات وإجراءات الاستلام لضمان الامتثال لسياسات المؤسسة ومعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية.
- تقييم أداء البائعين والموردين بناءً على جودة ودقة وتوقيت البضائع المستلمة.
- التحقيق في التناقضات المحددة أثناء التدقيق وحلها، مثل النقص أو الزيادة أو البضائع التالفة أو الشحنات الخاطئة.
المتطلبات:
المهارات:
التواصل (منفتح وودود، مع الحزم)
إجادة اللغة الإنجليزية
فهم عميق لتقنية المعلومات (برامج المكتب، وخاصة Excel، وبرامج إدارة المشاريع، وبرامج التوريد)
عقلية تحليلية: تستمتع بالتعمق في البيانات (مثل تقارير الإنفاق) وتحديد الأنماط وبناء استراتيجية ملموسة من النتائج التي تتوصل إليها.
خلفية مالية
إدارة الموردين / إدارة سلسلة التوريد
يُفضّل الخبرة في برامج الشراء الرقمية (ويُفضّل Coupa)
القدرة على العمل في بيئة دولية ذات ثقافات عمل مختلفة
التعليم: درجة البكالوريوس
الخبرة:
- 3-5 سنوات من الخبرة العملية في منصب مشابه -- يُفضّل من عمل في قطاع التلفزيون/الترفيه/الرياضة/الفعاليات
- عمليات الشراء والعمليات المالية
